Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar servicios del nivel Asistencial a la Empresa en la ejecución de los procedimientos relacionados con el Macro Proceso Misional, aplicando las normas técnicas y legales vigentes, garantizando la oportunidad y calidad de la contribución del empleo al cumplimiento de la Misión Social y Financiera de la E.S.E.
Entidad
Ese Hospital Departamental Psiquiatrico Universitario Valle.
Requisitos de estudios
– Título de Bachiller – Certificado de Aptitud Ocupacional como Auxiliar Administrativo en Salud o aprobación de dos (2) años de educación superior, en disciplinas académicas administrativas, económicas, financieras, de sistemas o afines. FORMACIÓN: – Certificado de capacitación en Manejo Básico de herramientas ofimáticas.
Alternativas:
- Ítem no aplica
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada.
Alternativas:
- ïtem no aplica
Funciones del cargo
- Apoyar la labor de control de inventarios y existencias de recursos físicos en el área asistencial (planta física, equipos, materiales) y llevar los registros correspondientes.
- Cumplir con la política, objetivos, metas del SG-SST, acatar las instrucciones y participar en las actividades de SST.
- Garantizar la disponibilidad y custodia de la Propiedad del Cliente (Historia Clínica, muestras y pertenencias) cumpliendo estrictamente los procedimientos establecidos, los Sistemas de Gestión Institucional y la normatividad vigente.
- a.- Realizar el alistamiento de la Historia Clínica tanto al ingreso como al egreso del paciente; entregarla a facturación y al archivo en los tiempos estipulados.
- b.- Entregar diariamente a facturación los soportes de los diferentes procedimientos realizados a los pacientes hospitalizados.
- c.- Solicitar y registrar citas de los pacientes a otras instituciones.
- d.- Elaborar y entregar diariamente el listado de pacientes hospitalizados a portería y a recepción.
- e.- Elaborar y entregar los censos a facturación y estadística.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos generados por la dependencia, lo que implica:
- a.- Elaborar con oportunidad los Documentos Administrativos: de texto (en papel), iconográficos, sonoros y/o electrónicos;
- b.- Realizar su validez formal (recolección de firmas);
- c.- Comunicar a las partes interesadas;
- d.- Control y seguimiento;
- e.- Aplicar el sistema de gestión documental.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Participar en el Plan Anual de Capacitación Institucional a través de la identificación de las necesidades propias y relacionadas con las actividades que desempeña, la asistencia a cursos, talleres y reuniones programadas por el servicio o la institución y la divulgación de los conocimientos adquiridos.
- Participar en la inducción, reinducción, entrenamiento y capacitación del talento humano a partir de las necesidades detectadas y buscando alcanzar las competencias y el desarrollo de las habilidades que garanticen la calidad en la prestación del servicio.
- Planificar y verificar la Organización, uso, elaboración de inventarios documentales, manejo y conservación de los documentos de archivo que se deriven del ejercicio de sus funciones (Archivos de Gestión).
- Gestionar la logística y apoyar al Líder de Programa en el desarrollo de las actividades que se programen por el área asistencial.
- Mantener la reserva y confiabilidad de la información a la que tenga acceso en ejercicio de sus funciones.
- Cumplir la normatividad que rige a las Empresas Sociales del Estado, los Sistemas de Gestión propios del sector, las políticas Institucionales y participar en las actividades programadas para dar cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional.
- Elaborar los documentos resultantes de los procedimientos establecidos para constatar o certificar la presencia de cliente interno y externo dentro de la institución.
- Realizar tareas secretariales entre otras:
- a.- Atender personal y telefónicamente a los clientes internos y externos;
- b.- Recibir y trasmitir mensajes de manera precisa y oportuna dando la información requerida;
- c.- Orientar a los clientes internos y externos en los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia;
- d.- Brindar orientación e información a los usuarios de la institución buscando proveerlo de herramientas que permitan gestionar los servicios que requiera.
- e.- Citar a reuniones de los comités de la dependencia y registrar en la agenda las reuniones que sean autorizadas por el Líder de Programa y brindar apoyo secretarial en los comités.
- f.- Elaborar las necesidades y estudios previos de los servicios, mantenimiento preventivo y correctivo, infraestructura y suministros requeridos por la dependencia y realizar la distribución de suministros al interior de la misma.
- Verificar y hacer seguimiento al sistema automatizado de control de tiempos laborados y novedades (ingreso, permanencia y retiro del personal), informando las novedades al Líder de Programa y a nómina, garantizando que la información suministrada permita la liquidación y pago confiable y oportuno, por parte de la institución a los funcionarios y generando los informes requeridos por la administración de personal.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos recepcionados en la dependencia, lo que implica:
- a.- Recibir, revisar el documento y soportes, clasificar, radicar, escanear cuando sea pertinente y organizar la correspondencia de manera oportuna, para el conocimiento del Líder de Programa;
- b.- Realizar la distribución de acuerdo con los procedimientos o las instrucciones del Líder de Programa, para el trámite que corresponda;
- c.- Hacer seguimiento de los documentos de acuerdo a su clasificación (respuesta o archivo);
- d.- Controlar el documento (registrar en base de datos la trazabilidad para asegurar la oportunidad de respuesta en los tiempos de ley);
- e.- Informar al líder de programa las no conformidades.
- Ejecutar las actividades de su responsabilidad y las resultantes de la elaboración de los planes de acción y de mejoramiento conforme a los Sistemas de Gestión Institucional.
- Custodiar, responder y hacer uso racional de los insumos, inventarios y elementos devolutivos bajo su responsabilidad.
- Cumplir con los procedimientos, planes y programas del proceso de gestión en el cual participa, de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y la organización.
- Elaborar y presentar los informes relacionados con sus funciones, requeridos por los entes de control internos y externos con la periodicidad y oportunidad establecida en la norma o de acuerdo a la necesidad.
- Apoyar al Líder de Programa y a los Profesionales de Enfermería en la elaboración y/o trascripción de las programaciones del recurso humano (agendas de trabajo, planillas de turnos) y mantener el adecuado archivo y custodia de la información.
- Registrar las actividades realizadas de manera adecuada, completa y oportuna en los formatos estandarizados de acuerdo a los procedimientos establecidos, a los Sistemas de Gestión de la institución y a la normatividad vigente.
- Apoyar la unidad funcional de gestión social con los trámites necesarios, para la obtención de apoyos diagnósticos y clínicos de los usuarios.