Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades de asistencia y apoyo directo a las Secciones respectivas.
Entidad
Ese Hospital Rosario Pumarejo Lopez.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller Técnico Comercial.
Alternativas:
- Se aplica el Artículo 25 del Decreto 785 de 2.005 para las equivalencias entre Estudios y Experiencia y el Artículo 4 del Acuerdo 252 del 2.015 de Junta Directiva.
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza del cargo.
- Velar por la buena imagen y adecuada presentación de la oficina.
- Informar al jefe inmediato en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendada.
- Responder por la seguridad de los elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico, electrónico y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los mismos.
- Asistir a las capacitaciones programadas por la Institución.
- Llevar en forma correcta el archivo de los documentos, aplicando las normas generales del mismo manteniéndolo actualizado y foliado.
- Guardar reserva absoluta de los asuntos e informes que por su naturaleza así lo exijan.
- Orientar al público y suministrar información, de documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos de carácter institucional.
- Recibir, revisar, clasificar, tramitar, distribuir y archivar documentos y/o correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
- Tomar y transcribir los dictados de notas, cartas, proyectos de resoluciones, memorandos, oficios, informes, así como lo tratado en reuniones y conferencias.
- Informar y recordar oportunamente al jefe inmediato y demás unidades de servicios sobre llamadas, reuniones, citas y demás compromisos que deban atender.
- Mantener actualizado el Directorio Telefónico de la Dependencia.
- Radicar en ventanilla única la correspondencia y demás documentos generadas en la dependencia donde presta el servicio y controlar el envío de la misma.
- Llevar controles periódicos sobre consumos de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimiento correspondiente.
- Velar para que los procesos administrativos de la Dependencia, se cumplan de acuerdo a la normatividad y políticas de la Institución.
- Velar por el buen uso de los elementos a su cargo e informar a mantenimiento para su arreglo en caso de averiarse.
- Efectuar y atender las llamadas telefónicas, comunicando el mensaje correspondiente.