Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades administrativas de apoyo a la dependencia de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos, las disposiciones vigentes y las instrucciones recibidas.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller
Equivalencias:
- Equivalencias de acuerdo con la legislación vigente.
Requisitos de experiencia
Veinticinco (25) meses de experiencia laboral.
Equivalencias:
- Equivalencias de acuerdo con la legislación vigente.
Funciones del cargo
- Atender al público para dar información y concertar entrevistas.
- Elaborar pedidos de útiles de escritorio y papelería de la dependencia y controlar el consumo de los mismos.
- Conformar expedientes y surtir notificaciones.
- Mantener informado a quien ejerza la supervisión directa sobre los asuntos tratados en la dependencia.
- Colaborar con las demás actividades que relacionadas con los objetivos de la dirección, sea necesario desarrollar.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas y transcribir los mensajes a las personas correspondientes.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la Corporación.
- Elaborar todos los informes, cartas y trabajos inherentes a las funciones de la unidad organizacional donde trabaja y colaborar con las demás dependencias cuando se le asigne.
- Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño
- Llevar y mantener actualizados los registros correspondientes y responder por la exactitud de los mismos.
- Tomar dictados y transcribir en procesador de palabras los documentos e informes de la Dirección General
- Tomar notas y transcribir a maquina o computador, cartas, memorandos, oficios, notas o informes, como también lo tratado en reuniones y correspondencias y demás documentos de la oficina.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Recibir y dar las informaciones autorizadas por su jefe inmediato y que están relacionadas con la dependencia donde ejerce sus funciones, llevando un registro de las mismas.
- Redactar, enviar y radicar oficios, correspondencia sencilla y de rutina, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato.
- Enviar, organizar, radicar, mantener y responder por el adecuado manejo del archivo, observando el orden numérico de la correspondencia
- Responder por la seguridad de los elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico y electrónico, adoptar mecanismos para la conservación y buen uso de ellos. Evitar pérdidas, hurtos o deterioro de los mismos.
- Orientar a los usuarios de la corporación y suministrar la información que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos
- Apoyar en el proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de acuerdo a la normatividad vigente
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas al desarrollo y ejecución de las actividades de la dependencia en que labora.
- Velar por el buen uso y conservación del equipo de oficina y todos los elementos de trabajo a su cargo, según inventario y responder por los mismos.