Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades administrativas de apoyo a la dependencia de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos, las disposiciones vigentes y las instrucciones recibidas.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller
Equivalencias:
- Los requisitos de que trata la presente reglamentación no podrán ser disminuidos ni aumentados. Sin embargo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.2.5.1 del Decreto No. 1083 de 2015, teniendo en cuenta la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, CORPOAMAZONIA, al fijar los requisitos específicos de estudio y de experiencia para su ejercicio
Requisitos de experiencia
Veinticinco (25) meses de experiencia laboral
Equivalencias:
- Los requisitos de que trata la presente reglamentación no podrán ser disminuidos ni aumentados. Sin embargo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.2.5.1 del Decreto No. 1083 de 2015, teniendo en cuenta la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, CORPOAMAZONIA, al fijar los requisitos específicos de estudio y de experiencia para su ejercicio
Funciones del cargo
- Llevar el registro y control de los derechos de petición, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solución dentro de los términos legales establecidos
- Proyectar los documentos y respuestas requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parámetros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el superior Inmediato.
- Llevar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, de acuerdo con instrucciones recibidas, recordándole oportunamente acerca de los compromisos que deba atender.
- Las demás que el Director General le asigne y que correspondan a la naturaleza del empleo.
- Verificar las devoluciones de correo a las diferentes dependencias de la entidad.
- Realizar funciones de oficina y de asistencia administrativa con el fin de facilitar el desarrollo y ejecución eficiente y efectivo de las actividades del área de desempeño.
- Aplicar los métodos y procedimientos del sistema de calidad y control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
- Preparar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que se organicen en la dependencia.
- Cuando se le requiera rendir informes al superior Inmediato sobre los asuntos de la dependencia y la labores desarrolladas, en las fechas señaladas.
- Operar los aplicativos del Sistema de Información Ambiental que permitan brindar información oportuna sobre el estado de las solicitudes de licenciamiento que le formulen a la Corporación.
- Apoyar a los Profesionales Universitarios y Especializados de su dependencia en la recolección de información necesaria para dar respuesta a peticiones, quejas o denuncias y/o requerimientos de entes de control.
- Adelantar de manera oportuna la comunicación o notificación de actos administrativos que según los procedimientos internos de la entidad le corresponda y conforme a los formatos de la entidad.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demás normas de archivo vigentes.
- Efectuar las solicitudes de mantenimiento preventivo y reparativo de los equipos y bienes de la dependencia comunicando los hechos y daños a los supervisores de pólizas de garantía y de contratos existentes para tales efectos.
- Atender al público, personal o telefónicamente, informando oportunamente al Superior Inmediato sobre los asuntos que requieran su gestión y correspondiente solución y respuesta.
- Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demás información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos de la dependencia que con este carácter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
- Colaborar en la preparación del plan anual de compras y efectuar oportunamente los pedidos de elementos, devolutivos y de consumo, de acuerdo con las necesidades de la dependencia y las disposiciones vigentes sobre la materia
- Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y archivo de carácter técnico, administrativo y financiero de la dependencia, respondiendo por la exactitud de los mismos, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Elaborar, cuando se requiera, los autos de inicio de trámite y realizar la apertura de expedientes relacionados con las solicitudes de concesiones, permisos, autorizaciones y licencias ambientales y mantenerlos debidamente actualizados.
- Velar por el abastecimiento oportuno de elementos y útiles de oficina y controlar su correcta utilización.
- Velar por la organización, seguridad y presentación de la oficina e instalaciones del área de desempeño de acuerdo con los recursos disponibles.