Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Colaborar en la ejecución de actividades administrativas de apoyo a la gestión del área de desempeño con el fin de contribuir con la eficiencia y eficacia de los procesos y procedimientos de la Seccional respectiva
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria
Equivalencias:
- Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral en áreas relacionadas.
Equivalencias:
- Aprobación de un (1) año de educación básica secundaria por seis (6) meses de experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación básica primaria.
Funciones del cargo
- Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.
- Elaborar calculos, documentos, planillas, formatos y registros relacionados con las actividades de la dependencia para contribuir a su agilizacion de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos. Asi como todos los sistemas que se encuentre adoptados por la entidad para su normal funcionamiento como VITAL, SILA, MIDOC, PAPIRO.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia dirigida a la Seccional, archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
- Llevar la agenda y recordar los compromisos, ademas fijar las citas de reuniones que sean autorizadas por el jefe.
- Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la Corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, Cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el Sistema de Gestion de Calidad.
- Realizar los tramites administrativos de correspondencia, procesos contractuales y diligenciamiento de formatos respectivos de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos.
- Manejar con discrecion la informacion y la correspondencia de la Oficina.
- Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de mejorar la calidad de las actividades realizadas en la Corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo (productos no conformes).
- Orientar a los usuarios de manera personal, virtual y telefonicamente y suministrar la informacion que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos, e informar oportunamente al Superior Inmediato sobre los asuntos que requieran su gestion y correspondiente solucion y respuesta.
- Apoyar a su Superior inmediato en resolver consultas propias de su dependencia.
- Tramitar los pedidos de utiles y papeleria de la oficina autorizada por el jefe.
- Mantener actualizado el directorio telefonico del jefe de la Oficina.
- Desarrollar todas aquellas actividades auxiliares indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento de la dependencia.