Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
EJECUTAR FUNCIONES Y TAREAS PARA COMPLEMENTAR LAS ACTIVIDADES DEL AREA APLICANDO LAS DIRECTRICES, INSTRUCCIONES, METODOS, CONTROLES Y REQUISITOS EXIGIDOS EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN QUE PARTICIPE.
Entidad
Contraloria General Risaralda Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 120 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO DE SECRETARIADO O ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- LAS DEMAS QUE LES SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL AREA DE DESEMPEÑO Y LA NATURALEZA DEL EMPLEO.
- APLICAR LA NORMATIVIDAD DE CONFORMIDAD CON LA LEY GENERAL DE ARCHIVO Y LEGISLACION NACIONAL VIGENTE, TENIENDO EN CUENTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LA ENTIDAD.
- APOYAR EL PROCESO ARCHIVISTICO DE LA ENTIDAD, ENCAMINADO A SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD.
- APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL, CONFORME A LA NORMATIVIDAD EXISTENTE.
- EJECUTAR EL PROCESO DE ORGANIZACION DOCUMENTAL A LA DOCUMENTACION RECIBIDA EN TRANSFERENCIA
- HACER SEGUIMIENTO Y GENERAR SEGUIMIENTO A TODAS LAS DEPENDENCIAS Y FUNCIONARIOS EN LA APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y ORGANIZACION Y ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION.
- ORDENAR LA DOCUMENTACION QUE INTEGRA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD PROCURANDO LA CONSERVACION Y PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.
- ATENDER LAS SOLICITUDES DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS Y CONSULTA DE DOCUMENTOS QUE LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS SOLICITEN PARA TRAMITES ADMINISTRATIVOS Y LEGALES, CUMPLIENDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TABLA DE CONTROL Y ACCESO A LA INFORMACION Y LLEVAR EL RESPECTIVO CONTROL.
- PARTICIPAR EN EL COMITE DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD, PRESENTANDO INFORMES SOBRE EL ESTADO DEL ARCHIVO Y BRINDANDO ACOMPAÑAMIENTO CONTINUO A LAS DEMAS DEPENDENCIAS EN EL MANEJO Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
- REALIZAR LA ACTUALIZACION PERMANENTE DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO DE LA ENTIDAD.
- HACER SEGUIMIENTO A LA APLICACION Y/O EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
- EJERCER COMO SECRETARIA TECNICA DEL COMITE DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD.
- PRESENTAR INFORMES QUE LE SEAN SOLICITADOS CON RELACION A LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES Y METAS CONCERTADAS EN OCASION DE LA PLANEACION DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- ORIENTAR EL MANEJO Y CONTINUA ACTUALIZACION LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD Y PRESENTARLAS ANTE EL COMITE DE ARCHIVO Y DEMAS INSTANCIAS QUE LO REQUIERAN.
- PROPENDER POR EL BUEN SERVICIO AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO, ATENDIENDO LAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS QUE LE SEAN PRESENTADOS Y EFECTUANDO LAS ORIENTACIONES A QUE HAYA LUGAR.
- CUMPLIR CON LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS QUE SE HUBIEREN GENERADO A PARTIR DE LAS EVALUACIONES Y SEGUIMIENTOS AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
- PARTICIPAR EN EL MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, INFORMAR SOBRE LAS CONDICIONES DE FACTORES DE RIESGO QUE AFECTEN LA SALUD, Y CUMPLIR CON TODAS LAS NORMAS APLICABLES.
- HACER PARTE DE LOS COMITES QUE LE CORRESPONDAN POR LA NATURALEZA DE SU CARGO O QUE LE SEAN ASIGNADOS POR SU SUPERIOR JERARQUICO.
- ELABORAR Y SOCIALIZAR EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
- CUMPLIR CON LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES PROPIAS DEL AREA DE DESEMPEÑO EN FUNCION DE LOS OBJETIVOS Y METAS TRAZADAS EN LOS PLANES DE ACCION DE LA DEPENDENCIA.
- REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DETERMINADAS EN LA MESA DE TRABAJO DE GESTION DOCUMENTAL.
- CONTRIBUIR AL DESARROLLO DE CAPACITACIONES AL PERSONAL DE LA ENTIDAD SOBRE TEMAS DE GESTION DOCUMENTAL, RELACIONADOS CON LA FUNCION ARCHIVISTICA.
- LAS DEMAS FUNCIONES ESTABLECIDAS POR EL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO O BIEN SEAN ADJUDICADAS POR LA LEY MEDIANTE NORMATIVIDAD LEGAL.
- APOYAR LA VENTANILLA UNICA DE LA ENTIDAD CUANDO SEA REQUERIDO