Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
PRESTAR APOYO ADMINISTRATIVO Y DE ATENCION AL PUBLICO EN COORDINACION Y ORIENTACION DE ACCIONES QUE PERMITAN UN EFECTIVO DESEMPENO DEL DESPACHO DEL CONTRALOR EN LA EJECUCION DE SUS FUNCIONES, CON ESPIRITU PROACTIVO, EXCELENCIA EN EL SERVICIO, DISCRECION, LEALTAD Y RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS TRAMITADOS
Entidad
Contraloria Distrital Buenaventura.
Requisitos de estudios
Titulo bachiller en cualquier modalidad y CAP Técnico en secretariado, con intensidad horaria de 1500 horas
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacioanda con el cargo
Funciones del cargo
- MANTENER ACTUALIZADOS LOS ARCHIVOS DEL DESPACHO DEL CONTRALOR, SIGUIENDO LAS NORMAS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS; ATENDER LAS LLAMADAS TELEFONICAS, TOMAR NOTA DE LOS MENSAJES EN AUSENCIA DE SU SUPERIOR INMEDIATO Y COMUNICARLO OPORTUNAMENTE.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LOS PROGRAMAS DE INDUCCION, ENTRENAMIENTO, CAPACITACION, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y EN LAS ACTIVIDADES DE BIENESTAR LABORAL Y MEJORAMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL, ORGANIZADOS POR LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA.
- ENVIAR A LAS DEPENDENCIAS, OFICINAS O INSTITUCIONES RESPECTIVAS LOS DOCUMENTOS REMITIDOS POR EL CONTRALOR, VELAR POR LA ENTREGA OPORTUNA DE ESTOS Y RESPONDER POR LOS DOCUMENTOS Y ELEMENTOS A SU CARGO.
- APOYAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REQUIERAN EN EL MANEJO DEL PROTOCOLO DEL DESPACHO DEL CONTRALOR
- GUARDAR ABSOLUTA RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS CONCERNIENTES AL DESPACHO.
- DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRALORIA EN LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LOS PROGRAMAS DE INDUCCION, ENTRENAMIENTO, CAPACITACION Y MEJORAMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL ESTABLECIDOS POR LA CONTRALORIA.
- IMPLEMENTAR Y PRACTICAR EN EL TRABAJO DIARIO LA CULTURA DE CALIDAD INTEGRAL DONDE LOS VALORE, PRINCIPIOS Y CONCEPTOS SE CENTRAN EN LA CALIDAD; Y LAS HERRAMIENTAS, TECNICAS Y METODOS EN LOS PROCESOS.
- VIGILAR EL MANEJO Y CONSERVACION DE LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS AL DESPACHO DEL CONTRALOR Y GESTIONAR OPORTUNAMENTE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LOGISTICOS QUE SE REQUIERAN EN LA DEPENDENCIA.
- COORDINAR LA AGENDA DEL CONTRALOR.
- MANEJAR ACTOS DE CONFIANZA DEL CONTRALOR.
- DARLE CUMPLIMIENTO AL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- ELABORAR LOS PEDIDOS DE UTILES Y ELEMENTOS DE OFICINA INDISPENSABLES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DESPACHO DEL CONTRALOR, LLEVANDO LOS CONTROLES PERIODICOS SOBRE CONSUMO DE ELEMENTOS CON EL FIN DE DETERMINAR SU NECESIDAD REAL Y PRESENTAR EL PROGRAMA DE REQUERIMIENTOS CORRESPONDIENTE.
- MANTENER EN EL MANEJO Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION, INTEGRIDAD, CALIDAD Y CUMPLIMIENTO CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD.
- TRANSCRIBIR, DIGITAR Y ELABORAR CARTAS, MEMORANDOS, OFICIOS, NOTAS, INFORMES, ESTUDIOS, RESOLUCIONES, CUADROS ESTADISTICOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE MANEJEN EN EL DESPACHO DEL CONTRALOR.
- PROPICIAR LA MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ESTABLECIDO POR LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA.
- SUMINISTRAR LA INFORMACION U ORIENTACION, PERSONAL O TELEFONICAMENTE, QUE REQUIERAN LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA ENTIDAD Y/O PUBLICO EN GENERAL QUE SE PRESENTEN EN EL DESPACHO DEL CONTRALOR DEL DISTRITO DE BUENAVENTURA, ACORDE CON LOS PROCEDIMIENTOS, NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLITICAS DEL SUPERIOR JERARQUICO.
- LAS DEMAS QUE LE ASIGNE O DELEGUE EL CONTRALOR (A) DISTRITAL, DENTRO DEL MARCO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE SU CARGO.
- ATENDER A LOS VISITANTES Y HACER CONTACTOS TELEFONICOS CON ACTITUD PROACTIVA, EXCELENTE SERVICIO Y PROYECTANDO LA BUENA IMAGEN DE LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA.
- VELAR POR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO Y PRESENTACION DEL DESPACHO DEL CONTRALOR.