Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades asistenciales y de apoyo administrativo de los procesos en los que participa, brindando apoyo y facilitando el buen funcionamiento y cumplimiento de los objetivos del sistema de Gestión Institucional.
Entidad
Contraloria Departamental Narino.
Requisitos de estudios
Diploma en formación técnica de secretariado y título de bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Se aplicará las equivalencias establecidas por el artículo 25 del Decreto 785 de 2005, las cuales se consignan así: 1. Para los empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional: 1.1 El título de postgrado en la modalidad de especialización por: 1.1.1 Dos (2) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o 1.1.2 Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o 1.1.3 Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y un (1) año de experiencia profesional
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia relacionada. (24 meses)
Equivalencias:
- Se aplicará las equivalencias establecidas por el artículo 25 del Decreto 785 de 2005
Funciones del cargo
- Aplicar los procesos de calidad que le estuvieran inmersos según las funciones esenciales señaladas.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas en razón de su cargo para beneficio de las labores generales de la Entidad.
- Estar atenta a la fecha de cumplimiento del calendario de obligaciones legales y administrativas de la dependencia e informar al Jefe inmediato.
- Llevar los registros de las actuaciones del grado de consulta y segunda instancia que debe firmar el Jefe inmediato.
- Recepcionar las llamadas telefónicas e informar oportunamente al Jefe Inmediato lo solicitado.
- Utilizar correctamente las Tecnologías de la información y la comunicación internas y externas establecidas por la Entidad en el área de desempeño.
- Registrar y mantener actualizado el aplicativo electrónico y/o bases de datos establecido en la dependencia, con la información requerida en cada uno de los sistemas.
- Denominación del Empleo: SECRETARIA EJECUTIVA
- Nivel: ASISTENCIAL
- Código: 425
- Grado: 02
- Número de Cargos: UNO (1)
- Dependencia: Contraloria Auxiliar
- Jefe inmediato: Contralor Auxiliar
- Naturaleza del cargo:Carrera Administrativa
- FUNCIONES ESENCIALES
- Elaborar y digitar la información, documentación y correspondencia derivados de las obligaciones institucionales propias de la dependencia, para garantizar el cumplimiento de los procesos de gestión documental de forma óptima y de calidad.
- Radicar y tramitar la correspondencia que se allega a la dependencia manteniendo oportunamente informado al Jefe inmediato.
- Revisar el email y/o correo institucional, manteniendo informado al Jefe inmediato de las comunicaciones allegadas por este medio, para su correspondiente tramite.
- Mantener reserva sobre los documentos y asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Llevar la agenda, organizar y coordinar las reuniones y compromisos de carácter oficial en las que deba participar el Jefe inmediato.
- Atender a los clientes internos y externos de la entidad, observando técnicas de relaciones humanas y procurando prestar un servicio de calidad que oriente y facilite sus diligencias en la Contraloría Departamental de Nariño.
- Tramitar oportunamente el pedido de elementos de oficina y bienes devolutivos requeridos para el adecuado funcionamiento de la dependencia.
- Custodiar y dar buen uso a los bienes y equipos de trabajo a su cargo.
- Organizar los registros documentales, archivando en orden cronológico y consecutivo los documentos que expide la dependencia, según los procedimientos y normas de archivística.