Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACTIVIDADES DE ORDEN ADMINISTRATIVO, QUE APOYEN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS NIVELES SUPERIORES EN LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL AREA.
Entidad
Contraloria Municipal Ibague Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación en EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO en FORMACION ACADEMICA Programa: CONOCIMIENTOS ACADEMICOS EN ADMINISTRACION DE CARTERA, CONOCIMIEMTOS ACADEMICOS EN INFORMATICA BASICA E INTERNET.
Requisitos de experiencia
Seis(6) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, RADICAR Y DISTRIBUIR TODAS LAS COMUNICACIONES INTERNAS QUE SE GENEREN POR PARTE DE LA ENTIDAD Y LAS EXTERNAS EN CUMPLIMIENTO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y MISIONALES, GUARDANDO LA DEBIDA RESERVA Y EL APLICATIVO DISPONIBLE.
- OPERAR LAS TECNOLOGIAS DISPONIBLES EN EL TRAMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD Y POLITICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA ENTIDAD.
- OPERAR LOS RECURSOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS DISPONIBLES PARA LA ATENCION Y SERVICIOS A LOS USUARIOS DE ACUERDO CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA ENTIDAD.
- PROPORCIONAR SOLUCIONES DE ATENCION Y SERVICIO A LOS GRUPOS DE VALOR INTERNOS Y EXTERNOS.
- APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS, NORMAS INSTITUCIONALES Y LEGISLACION VIGENTE.
- PREPARAR Y REMITIR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y CRONOGRAMA INSTITUCIONAL ESTABLECIDO.
- CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD TECNICA LEGAL VIGENTE.
- REALIZAR LABORES GENERALES Y ASISTENCIALES PROPIAS DE SU CARGO Y COLABORAR EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA DEPENDENCIA EN QUE SE ASIGNE, UTILIZANDO LA TECNOLOGIA DISPONIBLE, APLICANDO LAS NORMAS TECNICAS VIGENTES PARA SU PRESENTACION CONFORME AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD DE LA ENTIDAD.
- PROYECTAR PARA LA FIRMA DEL SUPERIOR, LA RESPUESTA DE LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE LE ASIGNE, CONTROLANDO EL ENVIO DE LA MISMA.
- DILIGENCIAR Y TRAMITAR EL FORMATO DE PEDIDOS DE ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS TABLEROS DE CONTROL DE LA DEPENDENCIA.
- ATENDER AL PUBLICO EN GENERAL Y A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.
- RECIBIR Y TRAMITAR LOS COMUNICADOS QUE DEBAN ATENDER LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA.
- ATENDER CUANDO HAYA LUGAR, JUNTO CON OTRAS DEPENDENCIAS EL TRAMITE DE DOCUMENTOS.
- REALIZAR LAS NOTIFICACIONES PERSONALES Y POR AVISO, Y ELABORAR LAS CONSTANCIAS DE EJECUTORIA DE LAS PROVIDENCIAS QUE SE PROFIERAN EN LA DEPENDENCIA DONDE SE DESEMPEÑA.
- LLEVAR EL CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA.
- CONTROLAR LOS TERMINOS DE ACUERDO CON LOS ASUNTOS QUE MANEJA LA DEPENDENCIA A LA CUAL SE ASIGNE.
- PUBLICAR POR ESTADO LAS PROVIDENCIAS QUE SE REQUIERAN EN LA DEPENDENCIA A LA QUE SE ASIGNE.
- RESPONDER POR LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES, MATERIALES DE CONSUMO, Y DEMAS INSUMOS DEJADOS BAJO SU RESPONSABILIDAD, SO PENA DE LAS SANCIONES A QUE HAYA LUGAR.
- APOYAR EN LA EJECUCION DE LAS AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION, EN TODAS SUS ETAPAS, TAL COMO LO ESTABLECE EL ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA APROBADO POR LA ENTIDAD.
- APOYAR EL DILIGENCIAMIENTO TRIMESTRAL DE LOS FORMATOS ESTABLECIDOS PARA LA RENDICION ELECTRONICA DE CUENTAS EN LA PLATAFORMA SIA MISIONAL DE LA AUDITORIA GENERAL DE REPUBLICA.
- CUMPLIR CON LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES QUE EXIGE EL SERVICIO PUBLICO DE ACUERDO AL CODIGO DE INTEGRIDAD ADOPTADO POR LA ENTIDAD.
- APOYAR EL MANTENIMIENTO Y PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.
- LAS DEMAS SEÑALADAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS ESTATUTOS Y LAS DISPOSICIONES QUE DETERMINEN LA ORGANIZACION DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA A LA CUAL ESTA ASIGNADA, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL CARGO O QUE LE SEAN DELEGADAS POR EL CONTRALOR.
- EL CONTROL Y SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA SE REALIZA TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TECNICAS Y LA LEGISLACION VIGENTE DEL ARCHIVO DE GESTION.
- LAS CONSULTAS QUE SE REQUIEREN SOBRE LOS DOCUMENTOS ARCHIVADOS, SON ATENDIDAS TENIENDO EN CUENTA LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD Y LAS NORMAS VIGENTES.
- EL APOYO AL SUPERIOR EN LA PREPARACION DE LOS INFORMES QUE SE REQUIERAN EN EL AREA, SE REALIZA CON OPORTUNIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA.
- LA ATENCION PERSONALIZADA Y TELEFONICA A LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Y/O PARTES INTERESADAS SE OFRECE TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS DE CORTESIA; LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD Y LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- LA AGENDA DEL JEFE INMEDIATO ES ELABORADA Y ACTUALIZADA TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TECNICAS VIGENTES.
- LOS DOCUMENTOS E INFORMACION SON CUIDADOS CON SUMA RESPONSABILIDAD TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TECNICAS VIGENTES, LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD Y LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- LA INFORMACION DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS CON LOS CUALES SE REQUIERA COMUNICACION E INTERRELACION ES REGISTRADA Y ACTUALIZADA OPORTUNAMENTE CON ETICA, RESERVA Y DANDO CUMPLIMIENTO A LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD.
- LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA SON IMPLEMENTADOS Y MANTENIDOS TENIENDO EN CUENTA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.
- LA ORGANIZACION DE LOS DIFERENTES EVENTOS PROPIOS DE LA GESTION DE LA DEPENDENCIA DONDE SE REALIZA TENIENDO EN CUENTA EL PROTOCOLO, POLITICAS DE LA ENTIDAD Y LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD QUE SE ENCUENTRAN EN LOS ARCHIVOS SON IMPLEMENTADOS SEGUN LA NORMATIVIDAD.
- LAS RELACIONES PUBLICAS DEL AREA DE DESEMPEÑO SE MANTIENEN DE ACUERDO CON LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD Y LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- LA INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS QUE FACILITEN LA OPERACION, SE SUMINISTRAN OPORTUNAMENTE COADYUVANDO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD.