Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS DIFERENTES LABORES ASISTENCIALES Y DE APOYO, EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA, EN LO RELACIONADO CON CORRESPONDENCIA, ARCHIVO, INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE, ORIENTADOS AL CUMPLIMIENTO EFECTIVO DE LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA.
Entidad
Contraloria Municipal Villavicencio.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIO Y EXPERIENCIA: De conformidad con el artículo 25 del Decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral relacionada.
Equivalencias:
- EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIO Y EXPERIENCIA: De conformidad con el artículo 25 del Decreto 785 de 2005.
Funciones del cargo
- Aplicar tecnicas de secretariado que permitan el manejo eficiente en el area de desempeño.
- Aplicar tecnicas efectivas en el manejo de la informacion y manejar las tablas de retencion documental de la entidad.
- Participar en la formulacion de los planes, programas y proyectos de la dependencia a la cual ha sido asignado.
- Apoyar y cumplir con el mantenimiento del sistema de gestion establecido por la entidad.
- Transcribir y redactar oportunamente notas, textos, memorandos y demas documentos relacionados con las funciones de la entidad.
- Brindar una correcta, oportuna y eficaz atencion a los clientes internos y externos, que soliciten informacion
- Desempeñar las demas funciones encomendadas por el Jefe de la dependencia a la cual ha sido asignado, que sean propias del ejercicio de su cargo.
- Apoyar la ejecucion de planes, programas y proyectos de la entidad.
- Numerar, radicar, distribuir, archivar y foliar, los documentos pertinentes en la dependencia donde sea asignado.
- Atender adecuada y oportunamente al personal interno cuando los mismos requieran de sus servicios en actividades relacionadas con la entidad.
- Presentar a su superior inmediato informes oportunos y soportados en cumplimiento de las tareas que le hayan sido asignadas.
- Efectuar y recibir llamadas telefonicas y transmitir los mensajes a los funcionarios de la dependencia
- Organizar, distribuir y responder por la correspondencia allegada y emitida por la entidad teniendo en cuenta los controles documentales y procedimientos adoptados por la entidad.
- Participar en la mejora institucional.
- Garantizar en el area de desempeño, el cumplimiento y correcta aplicacion de software, metodologias, procesos y procedimientos adoptados por la entidad
- Informar en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalias relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.
- Realizar registros adecuados que le permitan clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con asuntos de la dependencia donde labora.
- Aplicar metodos y procedimientos de control interno relacionados con sus funciones.
- Aplicar en forma confiable y oportuna el proceso de correspondencia y archivo.
- Trabajar en equipo con los funcionarios que corresponda, teniendo en cuenta las instrucciones dadas.
- Responder por la custodia de los bienes y de la documentacion e informacion que por razon de sus funciones tenga bajo su cuidado y mantener la debida prudencia y reserva de la misma y de los asuntos internos de la entidad.
- Organizar los archivos del proceso Auditor y Financiero y que reposen en el archivo de gestion de la Contraloria Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero de manera que permita una adecuada organizacion facilitando la busqueda agil y su proteccion.
- Manejar el archivo de la dependencia de conformidad la normatividad legal vigente, Manteniendo de manera cronologica y ordenada los registros de la correspondencia recibida, enviada y los actos administrativos que se profieran en la dependencia a la cual se encuentra asignada.
- Colaborar con los funcionarios en el desarrollo de los procesos propios de la dependencia.