Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
CORRESPONDE AL CARGO LAS FUNCIONES DE APOYO A LA DEPENDENCIA ASIGNADA, EN LAS ACTIVIDADES DE MANEJO DE DOCUMENTACION, REDACCION, ARCHIVO, MECANOGRAFIA Y APOYO EN LOS DIFERENTES PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA DEPENDENCIA.
Entidad
Contraloria Municipal Neiva.
Requisitos de estudios
• Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
• Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimiento correspondiente
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo
- Colaborar con el cumplimiento de los objetivos y metas de la dependencia
- Colaborar con la revisión de los papales de trabajo de cada una de las auditorías realizadas, cuando sea el caso
- Adoptar en el desarrollo de sus funciones lo establecido en la normatividad hacia el sistema de Gestión de la Calidad
- Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso y evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los mismos
- Ejecutar los procesos y procedimientos de cada una de la dependencia donde sea asignado, observando cada una de las actividades descritas en los mismos.
- Informar al Jefe Inmediato, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos de su dependencia
- Revisar, clasificar y controlar los documentos y elementos de la dependencia, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos
- Participar en la elaboración de los informes, mediciones de indicadores, reportes de riesgos, requeridos para el Sistema de Gestión de Calidad
- Aportar activamente en la consecución de buenas relaciones interpersonales con su equipo de trabajo
- Asegurar la reserva y confidencialidad de la información suministrada para el desarrollo de sus labores
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, tramitar, distribuir, archivar y mantener seguimiento a los documentos y correspondencia de la dependencia correspondiente
- Revisión de la documentación antes de ser entregada al Jefe Inmediato para su firma, cuando sea el caso
- Conservar, responder y llevar las estadísticas relacionadas con los procesos que cursan en la Dependencia, cuando sea el caso
- Garantizar el conocimiento oportuno, por parte del Jefe Inmediato, de todo tipo de comunicaciones dirigidas al mismo
- Proyectar, redactar y transcribir los documentos e informes requeridos por el Jefe Inmediato
- Realizar labores de Secretariado
- Informar, recordar y coordinar oportunamente las reuniones y eventos en que participe el Jefe Inmediato, llevando la agenda correspondiente si es el caso
- Realizar el seguimiento al trámite interno de los asuntos del despacho de la Dependencia
- Proyectar los actos administrativos que le sean asignados
- Atender y orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos
- Atender en forma oportuna y cortés el teléfono y al público que visite la Entidad
- Efectuar los controles y estadísticas de los asuntos que le sean encomendados
- Evaluar la funcionalidad y pertinencia de los sistemas y métodos de trabajo utilizados y proponer en coordinación con el superior inmediato las modificaciones, ajustes o nuevas metodologías a desarrollar para el logro de los objetivos de la dependencia y la Entidad