Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar labores de Apoyo a los procesos de las dependencias del área, realizar las labores de manejo atención y orientación al público, administrar la información para personal interno y externo de la entidad, llevar el archivo y correspondencia del área, aplicando el sistema de gestión documental.
Entidad
Departamento Atlantico Municipio Malambo.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos y demás documentos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en el Despacho.
- Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria.
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de la dependencia, recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar correspondencia, peticiones, contratos y demás actos administrativas, dar el trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo los actos administrativos que se llevan a cabo en el Area en los libros radicadores correspondientes.
- Subir a la página WEB de la Secretaria de Educación Municipal los actos administrativos, eventos y noticias que sean autorizados por el Jefe Administrativo y Financiero.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo a la naturaleza del cargo y las necesidades del servicio para el logro de la misión institucional.
- Apoyar los procesos de las dependencias del área de acuerdo a las directrices del Lider del Area Administrativa y Financiera.
- Establecer las llamadas telefónicas internas o externas que le sean solicitadas por el inmediato superior.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
- Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente
- Administrar el correo institucional de la Secretaria de Educación Municipal, acorde con los parámetros establecidos por el Ministerio de Educación Nacional y las direcrtrices del inmediato superior.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el Area y los que conozca por razón de sus funciones.