Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa de la dependencia, de forma oportuna, conforme a los
procesos y procedimientos definidos, y a las orientaciones de la Secretaria
Entidad
Alcaldia Zipaquira.
Requisitos de estudios
Diploma bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Realizar los procesos de digitación, aplicación, actualización y/o registro documental de carácter administrativo, operativo y financiero propios de área o proceso al que pertenece, observando los instrumentos tecnológicos, términos legales, las directrices, la exactitud requerida y los procedimientos establecidos.
- Apoyar la organización y la gestión de logística que se requiera para llevar a cabo los eventos organizados por la administración en los cuales debe actuar la oficina.
- Realizar el proceso de archivo de las comunicaciones oficiales y demás documentos producidos mediante la gestión de los procesos, según los lineamientos de archivo establecidos.
- Recepcionar las PQRS recibidas en el programa que disponga la entidad para su trámite, direccionar a las áreas y profesionales respectivos para su debido trámite y respuesta, hacer seguimiento de la solicitud para que el trámite se realice en los tiempos establecidos en la normatividad vigente hasta llegar a su finalización, así mismo, apoyar el trámite de envío de las PQRS que salen de la entidad o se requieren a nivel interno.
- Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.
- Apoyar actividades en los procesos y procedimientos establecidos, y bajo la asignación o distribución de la Dirección.
- Apoyar la proyección de memorandos, oficios y demás comunicaciones relacionados con los asuntos que deba atender la dependencia, de manera oportuna.
- Coordinar y concertar entrevistas y reuniones con el jefe, de acuerdo a la planificación de la agenda y las directrices establecidas.
- Realizar el proceso de gestión documental del área de acuerdo con las técnicas sobre TRD, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.
- Implementar los Sistemas de Gestión que se definan para la entidad en lo que le compete a su proceso, mediante la aplicación de las herramientas que para ello se definan, el planteamiento y desarrollo de acciones de mejora cuando se requiera.
- Apoyar la transferencia de documentos de la dependencia al archivo central, de acuerdo con los procedimientos establecidos
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo.