Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa de la dependencia, de forma oportuna, conforme a los
procesos y procedimientos definidos, y a las orientaciones del Director.
Entidad
Alcaldia Zipaquira.
Requisitos de estudios
Diploma bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios tanto internos como externos, suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de del área.
- Realizar el proceso de archivo de las comunicaciones oficiales y demás documentos producidos mediante la gestión de los procesos, según los lineamientos de archivo establecidos.
- Apoyar la proyección de memorandos, oficios y demás comunicaciones relacionados con los asuntos que deba atender la dependencia, de manera oportuna.
- Apoyar actividades operativas propias de la dependencia, según los procedimientos establecidos.
- Recepcionar las PQRS recibidas por el correo oficial y el programa que disponga la entidad para su trámite, direccionar a las áreas y profesionales para su debido trámite y respuesta, hacer seguimiento de la solicitud para que el trámite se realice en los tiempos establecidos, hasta llegar a su finalización, así mismo que apoyar el trámite de envío de las PQRS que salen de la entidad o se requieren a nivel interno.
- Elaborar las certificaciones laborales de exfuncionarios correspondientes a tramites pensionales.
- Apoyar la ejecución de actividades y tareas que implica la transferencia, organización, manejo y conservación de archivos, de acuerdo a lo planeado.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo.
- Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.
- Implementar los Sistemas de Gestión que se definan para la entidad en lo que le compete a su proceso, mediante la aplicación de las herramientas que para se definan, el planteamiento y desarrollo de acciones de mejora cuando ello se requiera.
- Apoyar las actividades de préstamo de los archivos al personal interno y externo de la entidad, siguiendo los procedimientos y políticas definidas para ello.