Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores auxiliares en la recepción, clasificación, radiación y distribución de correspondencia, lo mismo que la participación en la organización del archivo documental de la entidad.
Entidad
Instituto Financiero Norte Santander Ifinorte.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
requiere mínimo 12 meses de experiencia relacionada acorde a las funciones esenciales.
Funciones del cargo
- Cumplir con los requisitos para realizar copia de seguridad de los archivos del sistema.
- Apoyar el cumplimiento de los acciones y controles que busquen disminuir o mitigar los riesgos identificados, tomando como guía los manuales de riesgos aprobados y aplicables a su cargo
- Elaboración y procesamiento de los formularios de pago de aportes, para el pago de nomina.
- Atender al publico telefónica o personalmente suministrando información de acuerdo con los procedimientos administrativos establecidos para los productos de la entidad.
- Organizar los archivadores, de acuerdo con las normas establecidas en el sistema de gestión documental institucional.
- Participar en comités de trabajo como miembro o invitado según corresponda a la naturaleza de cargo de acuerdo al área de trabajo.
- IV. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
- Reemplazar a los funcionarios del nivel asistencial, cuando el superior inmediato lo designe.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Custodiar el archivo único de la entidad y realizar el control de documentos para las áreas que lo requieran.
- Relacionar diariamente los registros de información recibida y enviada y registrada en el sistema para conocimiento y verificación.
- Enviar los derechos de petición al responsable, para su tramite correspondiente.
- Efectuar el reparto la correspondencia registrada en el sistema, para hacerla llegar a las dependencias que corresponda.
- Racionalizar los recursos físicos y técnicos que utiliza en el área de Trabajo.
- Asegurarse del cumplimiento de las siete dimensiones del modelo integrado de planeacion y gestión (MIPG) talento humano,direccionamiento estratégico y planeacion, gestión con valores para resultados, evaluación de resultados,información y comunicación,gestión del conocimiento y la gestión, control interno.
- Cumplir las funciones y responsabilidades que, desde los manuales de SARLAFT, SARO, SARC, SARL y SARM le sean asignadas.
- Cumplir con los procedimientos establecidos para el manejo de correspondencia (recepción y archivo).
- Apoyar en la realización del inventario documental de la entidad, confrontándolo con los archivos físicos, según lo definido en las TRD.
- Registrar en el sistema la correspondencia externa, extractando la información requerida por el sistema entre esta: asunto, destinatario, código de la dependencia, hora de recibo y relacionar los anexos que contenga.
- Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Las demás que le sean asignadas por el Jefe Inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo, de acuerdo con el área de Trabajo
- Realizar labores de oficina, encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de actividades del área de desempeño.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Organizar y entregar los sobres, paquetes y planilla al contratista de correos, para su respectivo reparto.
- Identificar y analizar las situaciones de riesgo que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la dependencia, estableciendo acciones efectivas e integrándolas a los procesos que ejecute en desarrollo de sus funciones.
- Participar en la formulación y ejecución del auto control en la gestión de la Dependencia, para contribuir al cumplimiento de la misión corporativa.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Radicar facturas, cuentas de cobro y soportes para iniciar procesos de egresos de tesorería.
- Informar a la subgerencia administrativa y jurídica los tiempos de transferencia documental según lo estipulado en las TRD.