Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Brindar asistencia técnica en el diseño, aplicación, actualización, operación y mejoramiento de los procesos, procedimientos, métodos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos de la secretaría a la cual se encuentra asignado, sugiriendo alternativas teniendo en cuenta las políticas y misión institucional.
Entidad
Alcaldia Paso.
Requisitos de estudios
Título de formación tecnológica o técnica en áreas administrativas, de acuerdo con las funciones del cargo, área de desempeño o competencias de la dependencia.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Responder por los equipos y herramientas de oficina que le sean asignados, procurando su cuidado y buen uso de los mismos.
- Responder por la racionalización y buen uso de los equipos e implemento de trabajo a su disposición.
- Llevar registro de asignación de citas de los usuarios ante la comisaria de familia.
- Aplicar el proceso de gestión documental y sus respectivos procedimientos.
- Participar en los procesos del Modelo Integrado de Planeación Gestión-MIPG- en la entidad de acuerdo con los lineamientos que establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
- Realizar visitas externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y/o estadísticos.
- Brindar asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con instrucciones recibidas, y comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de planes y programas.
- Las demás funciones que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo.
- Participar activamente en las diferentes actividades programadas por la entidad.
- Orientar a los usuarios y suministrar información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos en la dependencia.
- Recibir las quejas o informes sobre conflictos familiares, violencia familiar, protección en menores en abandono físico u moral, expedir las citas correspondientes a las personas involucradas, con la supervisión del comisario de familia.
- Clasificar la información y documentos que se produzcan en el área y /o la Secretaría a la cual se encuentra adscrito, conforme a las instrucciones recibidas y alimentar las bases de datos respectivas, informando oportunamente de las dificultades que se presentan y sugiriendo las alternativas de solución para las mismas.
- Llevar y mantener actualizados los archivos de las demandas, denuncias, conflictos familiares, violencia intrafamiliar y documentos que le sean confiado en la comisaria de familia
- Atender y orientar al público, empleados y usuarios para suministrar la información general que requieran de acuerdo con las actividades y servicios propios de cada dependencia y concertar entrevistas con los superiores.
- Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos técnicos e instrumentales del área de desempeño y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.
- Brindar asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con instrucciones recibidas por el Jefe inmediato.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- Dar cumplimiento a los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y participar en las actividades que se programen frente a estos temas.
- Disponer del soporte documental necesario para comprobar la realización de actividades laborales reportadas, para la evaluación del desempeño.
- Contribuir a un ambiente organizacional de mejoramiento continuo y orientación a la comunidad.
- Operar y manejar los equipos asignados para el cumplimiento de sus funciones, usándolos en forma correcta e Informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con su área de desempeño.
- Brindar apoyo en la evaluación de los instrumentos de gestión en el área de desempeño.
- Elaborar actas, resoluciones, demandas, denuncias, citas y autos remisorios de acuerdo a las normas sobre redacción de texto legales que sean de la naturaleza de su dependencia.
- Recibir y controlar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo y funciones, mientras se realiza la labor asignada y posteriormente reenviarlos al área de archivo correspondiente.
- Ejecutar las labores de apoyo al jefe inmediato de la dependencia, elaborar cronogramas de trabajo, controlarlos y verificar su cumplimiento
- Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos técnico e instrumentales del área de desempeño y sugerir mejoras
- Cumplir con el código de ética, y orientaciones o sugerencias de seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas que imparta la Administración Municipal.
- Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y/o conservación de recursos propios del área, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta de empalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generados en la dependencia y los demás que le sean asignados y se ejecuten en la dependencia asignada.
- Participar activamente en las reuniones o mesas de trabajo que le sean delegados por el Jefe inmediato.
- Atender al público y funcionarios que soliciten audiencias o comunicación con el comisario de familia, psicólogo y trabajos social cuando sea solicitado.
- Atender usuarios internos y externos de la dependencia de acuerdo a la necesidad presentada y orientar hacia otra área administrativa en caso de ser necesario.