Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la correspondencia y el archivo central e histórico del Municipio, así como
orientar a los usuarios de los servicios de la administración central, apoyando
logísticamente a todas las áreas y actuar como administrador del SICE
Entidad
Alcaldia San Miguel Sema.
Requisitos de estudios
Titulo de tecnólogo o técnico profesional en areas administrativas o económicas, o haber cursado y aprobado cuatro semestres en áreas administrativas o económicas o realizado curso especifico de al menos 120 horas relacionado con las funciones del cargo
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Mantener actualizada las inscripción de a entidad al SICE, de acuerdo con las instrucciones publicadas en el Portal del SICE
- Responder por el estado, correcta utilización y conservación de los documentos, la información y el abastecimiento de útiles de oficina
- Dirigir y supervisar los trabajos científicos que se desarrollen en el archivo municipal
- Apoyar la labor de consulta de CUBS y del Precio Indicativo con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel e item en el CUBS
- Ser el máximo responsable técnico del archivo municipal
- Administrar los usuarios y las claves que se encuentren bajo su, responsabilidad, según los procedimientos determinados por el Portal
- Realizar oficios o escritos, de acuerdo con las instrucciones impartidas por los jefes de cada área y los profesionales del Municipio.
- Coordinar la elaboración del plan de compras con los distintos miembros del Comité respectivo
- Crear a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras (cuando aplique) y a los funcionarios de Control Interno. Es Opcional la creación de usuarios consulta de CUBS.
- Vigilar el cumplimiento de las normas archivisticas en el manejo de os archivos de gestión de cada una de as dependencias.
- Recibir, radicar, redactar, organizar y administrar la correspondencia que llega para la firma de los jefes de área y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Emitir certificaciones y copias autenticadas de documentos depositados en el Archivo Municipal
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros e hojas de calculo,presentaciones o aplicativos de Internet.
- Supervisar el funcionamiento de todo el Servicio de archivo
- Organizar el archivo de la dependencia, según las tablas de retención documental y transferir los documentos el archivo central en el momento requerido según el manual del archivo municipal y colaborar con el manejo y funcionamiento del archivo central municipal
- Copiar y enviar por correo certificado, fax o mensajero a la Oficina Jurídica de Departamento copia de los Actos Administrativos de carácter general emitidos por el Alcalde Y Acuerdos sancionados, para la revisión correspondiente dentro de los plazos establecidos.
- Apoyar la obligación de registro de contratos. Coordinar el registro de contratos en el portal de SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía se superior a 50 smmlv, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto
- Verificar el certificado de registro de precio indicativo exigidos en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 smmlv, que el proveedor referencie en su oferta del bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE.
- Diseñar el conjunto de servicio del Archivo Municipal, regulando y planificando toda la actividad archivistica, e impartir las directrices para su gestión.
- Realizar las actividades necesarias para la disposición y organización de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la realización de reuniones o talleres que organizan las áreas.
- Orientar a las personas que requieren de los servicios de la administración central del Municipio y remitirlos al área competente
- Acatar debidamente los procedimientos establecidos en el Municipio, para el trámite de correspondencia y demás documentos originados o tramitados en la oficina.
- Actuar como administrador del Sistema de Información para la Contratación Estatal SICE
- Coordinar la elaboración, registro y actualización de los planes de compras en el Portal SICE, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas
- Participar en el control diario de los compromisos de los jefes e cada área recordandoles oportunamente sobre ellos y coordinando, de a cuerdo con sus instrucciones, las reuniones y asuntos que deban atender.
- Recibir, radicar, redactar. organizar y administrar la correspondencia que es tramitada por área y distribuirla o enviada de acuerdo con sus instrucciones.
- Aplicar las normas técnicas y reglamentarias que afecten el Archivo Municipal
- Proponer la aprobación o elaboración de normas y reglamentos de funcionamiento y controlar su aplicación
- Proponer cualquier medida que considere necesaria y que no este prevista en este reglamento, para mejorar el funcionamiento de Servicio
- Publicar en la Gaceta de la pagina Web municipal los contratos suscritos por el Municipio, de acuerdo con las disposiciones legales que rigen la materia.
- Las demás funciones asignadas por el Jefe inmediato, de acuerdo en el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo
- Recibir y efectuar llamadas telefónicas y tomar nota de ellas de a cuerdo con las orientaciones de cada jefe de área
- Dirigir técnica y administrativamente el Archivo Central e Histórico Municipal conforme a las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.
- Ejercer la función de inspectora, tanto para los aspectos estrictamente técnicos y científicos como para los de equipamiento y edificios destinados a archivo