Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir directamente al Alcalde en las funciones de coordinación del despacho y manejar las relaciones con los clientes internos y externos, garantizando la Seguridad administrativa y la celeridad en el trámite de los procesos.
Entidad
Alcaldia Copey.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Asistir a consejos y juntas directivas para los cuales lo delegue o designe el alcalde.
- Apoyar al Alcalde en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace en todas las actividades que comprometan al despacho.
- Atender al público y dar las informaciones requeridas por los funcionarios o visitantes.
- Tomar las actas o relatorías de las reuniones en que participe el alcalde, cuando este así lo requiera.
- Gestionar ante los distintos organismos, entidades y dependencias, la respuesta oportuna a los servicios que son de competencia del alcalde de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Efectuar los registros correspondientes de los documentos tramitados e informar al Alcalde sobre el estado de los mismos.
- Llevar y comunicar diariamente al Alcalde la agenda a desarrollar.
- Transcribir y digitar todos los oficios y documentos en general que se requieran, para el normal desarrollo de las funciones del Despacho.
- Velar por la buena presentación y orden del Despacho de la Alcaldía.
- Atender las peticiones en interés particular o general que no sean de gestión administrativa ordinaria dirigidas al alcalde.
- Llevar la relación de asuntos pendientes de resolución que corresponda decidir al alcalde e informarle de los términos en que debe hacerlo.
- Coordinar las reuniones que se lleven a cabo en su dependencia.
- Organizar y controlar el ingreso y salida de los documentos y correspondencia del despacho del alcalde.
- Suministrar el apoyo oportuno que demande el ejercicio de las funciones de competencia del alcalde.
- Informar al superior inmediato sobre problemas presentados.
- Mantener en excelentes condiciones ambientales el lugar donde desarrolla sus funciones y las buenas relaciones con los compañeros de trabajo para contribuir con un buen clima organizacional y ofrecer un adecuado servicio con calidad a los usuarios.
- Organizar los documentos, actos administrativos e informes que deban ser publicados.
- Tramitar las cuentas de viáticos y pasajes aéreos del Alcalde.
- Programar, solicitar y controlar los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el normal desarrollo del Despacho del Alcalde.
- Atender llamadas telefónicas, enviar y recibir documentos vía fax.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el Despacho y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Ejercer las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo.