Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar los procesos administrativos del Despacho asignado, manejo de correspondencia, manejo de la agenda, atención, orientación, información al público e ingreso de personas a la Oficina del superior inmediato.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad con cursos en Áreas Administrativas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
- Recibir y efectuar las llamadas telefónicas internas o externas, comunicaciones por fax, comunicarlas oportunamente, anotar las que se lleven a cabo en ausencia del superior inmediato y realizar las que le sean solicitadas, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Controlar las actividades relacionadas con audiencias, visitas oficiales y sociales en general que correspondan al superior inmediato, a fin de contribuir a la difusión de la gestión y fomento de la buena imagen del gobierno departamental y coordinar las reuniones, juntas, comités, visitas y eventos que deba atender el superior inmediato de acuerdo con instrucciones recibidas.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos vía fax, e-mail o correo tradicional, de acuerdo con las directrices recibidas.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.
- Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, documentos y demás actuaciones administrativas, dar el trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo, todos los actos administrativos que se llevan a cabo en la dependencia asignada, para mantener actualizado y organizado el Archivo y los libros radicadores correspondientes.
- Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos.
- Organizar y mantener actualizado el archivo interno, los audiovisuales, documentos generados y recibidos en la dependencia, para garantizar la búsqueda oportuna cuando se requieran.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Recibir, clasificar, radicar, distribuir, controlar y preservar documentos, datos y elementos relacionada con asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos y demás documentos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en la dependencia asignada.
- Llevar la agenda de compromisos y actividades rutinarias del superior inmediato, ejecutar las acciones necesarias, sugerir las prioridades, recordar los compromisos adquiridos y eventos dentro y fuera de la dependencia asignada, recolectar, mantener y difundir la información de acuerdo con las directrices recibidas.