Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar en los procesos precontractuales y de contratación desarrollados por la Secretaría de Educación.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Legislación Laboral y Educativa Ofimática e Internet Manejo de software de administración de bases de datos
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia
Funciones del cargo
- Verificar la existencia en el inventario de las solicitudes de adquisición presentadas por los funcionarios de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos, informando al solicitante la existencia de este para su entrega. En aquellos casos en que no se encuentre en inventario el elemento solicitado, compara con el plan de compras, con el fin de verificar si los elementos solicitados se encuentran programadas o no dentro de éste para elaborar la solicitud del CDP o informar la negación de la adquisición.
- Consolidar las necesidades de adquisición de bienes y servicios enviadas por las áreas de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos, con el fin de elaborar el plan de compras para su aprobación.
- Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Alimentar bases de datos.
- Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.
- Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador
- y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de insumo de la dependencia.
- Apoyar la ejecución del proceso de contratación y realizar el seguimiento del mismo.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Digitar oportunamente documentos, cartas oficios, informes, apuntes.