Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar los procesos administrativos de la dependencia asignada, manejo de correspondencia, manejo de la agenda, atención, orientación e información al público e ingreso de personas a la oficina del superior inmediato.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Un (1) Año de Experiencia Relacionada.
Funciones del cargo
- Organizar y mantener actualizado el archivo interno, los audiovisuales, documentos generados y recibidos en la dependencia, para garantizar la búsqueda oportuna cuando se requieran.
- Llevar la agenda de compromisos y actividades rutinarias del superior inmediato, ejecutar las acciones necesarias, sugerir las prioridades, recordar los compromisos adquiridos, y eventos en el Despacho, recolectar, mantener y difundir la información de acuerdo con las directrices recibidas.
- Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos y demás documentos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.
- Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos y demás actuaciones administrativas, dar el trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo, todos los actos administrativos que se llevan a cabo en la dependencia asignada, para mantener actualizado y organizado el Archivo y los libros radicadores correspondientes.
- Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en el Despacho.
- Recibir, clasificar, radicar, distribuir, controlar y preservar documentos, datos y elementos relacionada con asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos.
- Controlar las actividades relacionadas con audiencias, visitas oficiales y sociales en general que correspondan al superior inmediato, a fin de contribuir a la difusión de la gestión y fomento de la buena imagen del gobierno departamental y coordinar las reuniones, juntas, comités, visitas y eventos que deba atender el superior inmediato de acuerdo con instrucciones recibidas.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Recibir y efectuar las llamadas telefónicas internas o externas, comunicaciones por fax, comunicarlas oportunamente, anotar las que se lleven a cabo en ausencia del superior inmediato y realizar las que le sean solicitadas, de conformidad con los procedimientos establecidos.