Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de soporte administrativo en la dependencia asignada, manejo de la agenda y orientación al público, para garantizar la atención integral al cliente interno y externo de la administración municipal.
Entidad
Alcaldia Tenerife.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller Comercial y Curso de Secretariado Ejecutivo.
Alternativas:
- Título de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de Experiencia específica.
Alternativas:
- Doce (12) Meses de Experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos y demás actuaciones administrativas, dar el trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo, todos los actos administrativos que se llevan a cabo en la dependencia asignada, para mantener actualizado y organizado el archivo y los libros radicadores correspondientes.
- Controlar las actividades relacionadas con entrevistas, visitas y compromisos sociales que correspondan al superior inmediato, a fin de contribuir a la difusión de la gestión y fomento de la buena imagen de la administración municipal y coordinar de acuerdo con las instrucciones, reuniones, juntas, comités y eventos que deban ser atendidos.
- Realizar las demás funciones inherentes al cargo que por su naturaleza le correspondan o le sean asignadas por el Superior Inmediato de acuerdo a la necesidad del servicio.
- Organizar y mantener actualizado el archivo interno de la dependencia, de acuerdo a los lineamientos establecidos.
- Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria.
- Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos y demás documentos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Establecer las llamadas telefónicas internas o externas, envío y recepción de faxes en la dependencia asignada.
- Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
- Recepcionar, radicar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia interna y externa, dirigida o procesada, darle el trámite correspondiente en orden de prioridad, según las directrices del superior inmediato.
- Establecer los contactos interinstitucionales y manejar las actividades para la debida integración con los usuarios internos y externos y comunidades del área de influencia.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia asignada.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el Despacho y los que conozca por razón de sus funciones.
- Presentar informe trimestral al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el ejercicio de su gestión en la dependencia.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en la entidad.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.