Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Organizar y administrar las actividades secretariales del despacho para facilitar la función administrativa del Alcalde.
Entidad
Alcaldia Pijino Carmen.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Experiencia específica o relacionada de 12 MESES.
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos, y/o correspondencia relacionada con los asuntos asignados, y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Coordinar y controlar el proceso de comunicación y difusión de información a nivel interno y externo del despacho.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a las dependencias y dar apoyo en el momento que se requiera.
- Hacer seguimiento al trámite de resoluciones internas y circulares, así como a su respetiva difusión, según se lo indique el Alcalde.
- Atender personal, transmitir y recibir mensajes telefónicos.
- Llevar y mantener actualizado el directorio telefónico de las diferentes dependencias y entidades.
- Redactar oficios y demás correspondencia, siguiendo las instrucciones impartidas.
- Elaborar, los documentos que se generen dentro del normal desarrollo de la dependencia.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, mecanografía, manejo de computador, actualización de la información y otros similares, de acuerdo con las instrucciones del Alcalde.
- Coordinar la agenda de reuniones y programaciones del Alcalde.
- Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
- Responder por el correcto uso y cuidado de los elementos de la dependencia.
- Controlar el ingreso de personas al despacho de acuerdo con las instrucciones y la agenda establecidas con anterioridad con el Alcalde y las citas concertadas.
- Realizar las demás funciones que le asigne el superior inmediato, relacionadas con el cargo que desempeña.