Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
SECRETARIA DE EDUCACION – INSPECCION Y VIGILANCIA
Organizar, verificar el plan operativo anual de inspección y vigilancia, reglamento territorial y planear las actividades de visitas de control a los Establecimientos Educativos.
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la gestión de la inspección y vigilancia de los Establecimientos Educativos.
Entidad
Alcaldia Duitama.
Requisitos de estudios
Título Profesional en Administración de Instituciones de Servicios, Administración Pública Territorial, Ingeniería Administrativa, Ingeniería Industrial o Licenciatura en cualquier área.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia profesional relacionada.
Funciones del cargo
- Actualizar los datos de los Establecimientos Educativos de acuerdo a la naturaleza de la novedad aprobada y previa verificación del acto administrativo correspondiente (para los casos que aplique).
- Comunicar y remitir a las partes interesadas el Acto Administrativo resultante de las diferentes novedades tramitadas y aprobadas, teniendo en cuenta los parámetros de oportunidad establecidos en el proceso.
- Organizar la logística para las visitas de verificación de requisitos para las diferentes novedades.
- Oficiar y remitir al interesado o responsable, la documentación relacionada con el trámite de novedades, cuando ésta no cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos en cada caso.
- Hacer seguimiento al plan de visitas para verificar su cumplimiento y asegurar la consistencia y coherencia de los informes generados.
- Actualizar la información del Directorio Único de Establecimientos (DUE), con base en las diferentes novedades tramitadas y aprobadas; esta actualización debe cumplir con los parámetros técnicos y de oportunidad definidos por el Ministerio de Educación Nacional.
- Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las personas encargadas de las comisiones de visita de control a Establecimientos Educativos Este formato debe ser remitido al área de personal para que se consoliden las novedades en las funciones.
- Recibir y verificar el cumplimiento de la revisión de los informes de visita de los Establecimientos Educativos que estén completos y sean consistentes.
- Hacer seguimiento a los compromisos o acciones que se detectan en las visitas de control de los Establecimientos Educativos y a la vez revisar si los responsables de la Secretará de Educación o de los Establecimientos Educativos cumplieron con los compromisos en la fecha estimada.
- Verificar el cumplimiento del reglamento territorial y el plan operativo anual de inspección y vigilancia.
- Verificar los informes de la visitas de control y realizar seguimiento al plan operativo anual de inspección y vigilancia, asegurando el cumplimiento de las actividades y fechas programadas, así como el logro de las metas formuladas a través de los Indicadores de Gestión.
- Organizar la logística para las visitas de control de los Establecimientos Educativos, asegurando el cumplimiento de los objetivos trazados.
- Enviar informes de evaluación de los Establecimientos Educativos a la Entidad Territorial, organismos de control y Ministerio de Educación Nacional, para identificar las faltas graves e iniciar procesos disciplinarios.
- PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos
- Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.
- PROCESO A02. Formulación y aprobación del Plan de Desarrollo Educativo
- Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos de cada uno y los programas y proyectos de la Secretaría, con la coordinación y aprobación del área de planeación, para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimiento a las metas previstas en el plan que son de su competencia.
- PROCESO K01. Autocontrol
- Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
- PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de Establecimientos Educativos
- Revisar la normatividad y analizar la incidencia del plan de desarrollo educativo en la gestión de inspección y vigilancia de los Establecimientos Educativos para definir la organización e igualmente debe revisar como se articularán las actividades de inspección y vigilancia con las políticas, objetivos, metas, estrategias programas y proyectos.
- Elaborar o ajustar el reglamento territorial a partir del análisis realizado al plan de desarrollo educativo y plan operativo anual de inspección y vigilancia alineado al reglamento territorial y al plan de acción por área y se debe asegurar la complementariedad y coherencia del plan de acción con el POAIV.
- Proyectar la resolución correspondiente para el reglamento territorial y plan operativo anual de inspección y vigilancia.
- Comunicar a las partes interesadas, el contenido del reglamento territorial y el plan operativo anual de inspección y vigilancia, para conocer las actividades programadas en lo concerniente a visitas de control a Establecimientos Educativos y los parámetros técnicos y legales que rigen su ejecución.
- PROCESO N02. Administración de documentos
- Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Realizar la transferencia primaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
- Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
- Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera.
- Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
- PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria de Educación.
- Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.
- Participar activamente en las funciones descritas en cada uno de los comités que integre.
- PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
- PROCESO F02. Legalización de Establecimientos Educativos
- Recibir y verificar las solicitudes y la documentación presentada por las personas interesadas en la creación de Establecimientos Educativos, asegurando el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales establecidos para este tipo de novedad.
- Realizar seminario de inducción para la creación de Establecimientos Educativos, para asesorar técnica y legalmente a los responsables del Establecimiento Educativo.
- Recibir informes de visita y verificar los requisitos para las diferentes novedades, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales.
- Elaborar plan de visitas para la creación de los Establecimientos Educativos y verificación de las diferentes novedades reportadas, asegurando el cumplimiento de parámetros técnicos y legales.
- Proyectar la resolución correspondiente para licencia de funcionamiento ó reconocimiento oficial y diferentes novedades.
- Analizar los resultados del informe de visita al Establecimientos Educativos, realizada para tramitar la aprobación de licencia de funcionamiento, reconocimiento oficial o novedades solicitadas.
- Revisar la información de verificación de requisitos de las diferentes novedades, para asegurar la consistencia de la documentación presentada y proyectar la resolución correspondiente de novedades.
- PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos
- Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.
- PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los Establecimientos Educativos
- Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los Establecimientos Educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.