Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
SECRETARIA DE EDUCACION – PLANEACION
Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación en su componente estratégico, programas, proyectos y la cobertura del servicio educativo, para asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales. Así como garantizar que se definan, implementen, mantengan y mejoren los procesos del sistema de gestión de la calidad, de acuerdo a lo establecido en la norma Técnica de Calidad vigente
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión Estratégica, el sistema de gestion de la calidad y la formulación e implementación de programas y proyectos que permitan asegurar el cumplimiento de las metas trazadas en el plan de desarrollo educativo.
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Administración del Sistema de Gestión de la Calidad.
Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
Entidad
Alcaldia Duitama.
Requisitos de estudios
Título Profesional en Ciencias de la Administración, Economía o Ingeniería Industrial. Titulo de postgrado en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia profesional relacionada.
Funciones del cargo
- PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos.
- Revisar y verificar que las actividades relacionadas con la formulación de proyectos cuenten con la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.
- Analizar la viabilidad de las iniciativas de programas y proyectos, verificando que la información de cada iniciativa sea completa y coherente.
- Verificar y revisar los programas y proyectos para la definición del plan operativo anual de inversiones POAI de la Secretaría de Educación, garantizando que la información esté completa y coherente.
- PROCESO A04. Evaluación de resultados
- Revisar y verificar el informe del sistema de gestión de calidad, para asegurar que esté completo y sea consistente, verificando que contemple el seguimiento al informe anterior, agenda, pendientes, desarrollo, cumplimiento de la política y de los objetivos de calidad, las oportunidades de mejora donde se identifican los puntos críticos a mejorar y los puntos favorables a potencializar, los cambios identificados para el sistema de gestión de calidad, las necesidades de asignación de recursos y las conclusiones generales identificadas.
- Revisar y verificar los informes del análisis de resultados de la revisión por la dirección, para garantizar su coherencia, de acuerdo a los análisis de cada uno de los conceptos, que hacen parte de la revisión del sistema de gestión de la calidad, y revisar el plan de acción definido, que permita mejorar en cada uno de ellos su impacto positivo.
- Revisar y verificar el informe de seguimiento de programas y proyectos y el informe de seguimiento al plan indicativo, para garantizar su coherencia y alineación.
- Revisar, consolidar y aprobar la generación del informe de resultados del tablero de indicadores garantizando su coherencia.
- Generar el informe de Gestión de la Secretaría, garantizando que esté completo y coherente
- Revisar el nivel de ejecución de los proyectos, el informe de resultados del Tablero de Indicadores y el informe de revisión al SGC para evaluar el grado de cumplimiento de la Secretaria de Educación y determinar las acciones de mejora a realizar.
- PROCESO E01. Gestionar Solicitudes y correspondencia.
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
- PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos.
- Recopilar la información de los programas y proyectos a ejecutar y en ejecución para realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.
- PROCESO K01. Autocontrol.
- Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
- PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa
- Revisar y verificar que esté completo el boletín estadístico de la Secretaría de Educación, para garantizar su consistencia y asegurar que contemple los indicadores estadísticos definidos, clasificados por eje de política, con su cálculo para un período mínimo de cuatro años, tendencia, proyección y conclusión por cada indicador.
- Revisar y verificar el diagnóstico estratégico del sector, garantizando su consistencia con los servicios que presta la Secretaria de Educación; los componentes internos y externos de la información estratégica del sector y las áreas prioritarias de desarrollo.
- PROCESO N02. Administración de documentos.
- Aprobar, elaborar y actualizar documentos y/o formatos que son soporte para los procesos, con el fin de mantenerlos acorde a la normatividad.
- Archivar registros generados en los diferentes procesos para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Participar activamente en las funciones descritas en los diferentes Comités que integre.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo
- Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos establecidos en cada uno de los programas y proyectos de la Secretaría, para dar cumplimiento a las metas previstas en el plan de desarrollo y que son de su competencia.
- Revisar y verificar que esté completo el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia, con la misión, visión, política, objetivos estratégicos y específicos definidos para la Secretaría de Educación.
- Revisar y verificar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia y completitud, verificando que la capacidad de inversión de la Secretaría, cubra todos los programas y proyectos de inversión.
- Revisar y verificar el proyecto del plan de desarrollo educativo, garantizando que contenga el componente estratégico y /o programático y el plan de inversiones.
- Socializar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la secretaria de educación el plan de desarrollo educativo una vez esté aprobado.
- Construir el plan indicativo a partir de la verificación de las metas de programas y proyectos incluidos en el plan de desarrollo educativo.
- Revisar y consolidar los planes de acción generados por cada área de la SE, verificando su consistencia y complementariedad.
- PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los Establecimientos Educativos
- Revisar y verificar que el plan de asistencia técnica cubra las necesidades de oferta y demanda, para garantizar el apoyo y fortalecimiento a la gestión de los Establecimientos Educativos; además verificar que su contenido contemple una línea de acción, ejes temáticos, actividades/proyectos definidos para cada área de la Secretaría.
- Revisar y verificar el consolidado de solicitudes de asistencia técnica con el fin de garantizar que la programación sea consistente y no se presenten cruces entre actividades, recursos o fechas y contemple lo planeado en el plan de asistencia técnica. Verificar que contemple todos los aspectos para llevar a cabo la asistencia técnica, en cuanto número de radicación, datos del solicitante, el tipo de asistencia técnica solicitada, requerimientos y observaciones para cada solicitud.
- Revisar y verificar la agenda coordinada de asistencia técnica para cada área de la Secretaría, garantizando su consistencia y su coherencia.
- Revisar el Informe de ejecución de la asistencia técnica de la Secretaría y evaluar el proceso, con el fin de que se realicen los ajustes y correctivos necesarios al apoyo de los Establecimientos Educativos.
- PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora.
- Verificar el programa de auditorías internas, revisando que éste pueda ser ejecutado bajo las políticas establecidas en el proceso y que sus resultados se utilicen para la revisión del sistema de gestión de calidad.
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria de Educación.
- Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.