Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades relacionadas con labores de atención oportuna e integral a usuarios internos y externos, el desarrollo de los procesos de archivo, correspondencia, atención telefónica, elaboración de documentos y las demás funciones asistenciales requeridas para el desarrollo óptimo de los procesos a cargo al Despacho o la Secretaría que le corresponda.
Entidad
Alcaldia Paso.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta de empalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca por razón de sus funciones..
- Participar en los programas que se efectúen con el propósito de implementar los sistemas de información de la Alcaldía.
- Transcribir los documentos que se le asignen.
- Brindar apoyo en la evaluación de los instrumentos de gestión en el área de desempeño.
- Transmitir mensajes orales y escritos que le sean requeridos, por funcionarios y empleados de la institución
- Realizar visitas externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Colaborar en la realización de labores sencillas de oficina tales como: operar máquina fotocopiadora, compaginar y grapar documentos.
- Las demás funciones que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Hacer seguimiento al trámite de los documentos propios de su dependencia.
- Desempeñar funciones de oficina, asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a las dependencias y dar apoyo en el momento que se requiera
- Atender usuarios internos y externos de la dependencia de acuerdo a la necesidad presentada y orientar hacia otra área administrativa en caso de ser necesario.
- Realizar orientación personal y telefónica al usuario interno y externo suministrándole información, documentos y elementos que permitan clarificar y agilizar los procedimientos y trámites.
- Revisar y mantener activo el correo electrónico institucional, e iniciar los procesos de atención a las quejas, peticiones y reclamos recibidos por ese medio.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, digitación, actualización de la información y otros similares, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato
- Brindar apoyo a la administración municipal en los diferentes eventos que se realicen a nivel local, cuando así se requiera.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran
- Responder por la racionalización y buen uso de los equipos e implemento de trabajo a su disposición.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generadas en la dependencia.
- Recibir y controlar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo y funciones, mientras se realiza la labor asignada y posteriormente reenviarlos al área de archivo correspondiente.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la secretaría a la que se encuentra asignado.
- Realizar las actividades de orden administrativo que le sean delegadas por el superior inmediato y que sean apoyo al desarrollo de las funciones y responsabilidades del área a la cual se encuentra asignado.
- Aplicar el proceso de gestión documental teniendo en cuenta las tablas de retención documental.
- Velar por el cumplimiento de transferencias documentales al archivo central.
- Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir mejoras.
- Cumplir con el código de ética, y orientaciones o sugerencias de seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas que imparta la Administración Municipal.
- Responder por los equipos y herramientas de oficina que le sean asignados, procurando su cuidado y buen uso de los mismos.