Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de mensajería y acciones de apoyo administrativo, complementarias de las tareas propias de los niveles superiores para el desarrollo de la gestión administrativa la cual se encuentra asignado, teniendo en cuenta la aplicación de la normatividad vigente, la tecnología, la misión y políticas institucionales.
Entidad
Alcaldia Paso.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en Cualquier Modalidad.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Brindar apoyo en la evaluación de los instrumentos de gestión en el área de desempeño.
- Requerir las firmas de los expedientes y documentos que sean llevados a las diferentes unidades de la institución
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Velar por el cumplimiento de transferencias documentales al archivo central..
- Recibir y controlar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo y funciones, mientras se realiza la labor asignada y posteriormente reenviarlos al área de archivo correspondiente.
- Desempeñar funciones de oficina, asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- Cumplir con el código de ética, y orientaciones o sugerencias de seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas que imparta la Administración Municipal.
- Brindar apoyo a la administración municipal en los diferentes eventos que se realicen a nivel local, cuando así se requiera.
- Las demás funciones que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo.
- Realizar las actividades de orden administrativo que le sean delegadas por el superior inmediato y que sean apoyo al desarrollo de las funciones y responsabilidades del área a la cual se encuentra asignado.
- Transmitir mensajes orales y escritos que le sean requeridos por funcionarios y empleados de la institución
- Aplicar el proceso de gestión documental teniendo en cuenta las tablas de retención documental.
- Realizar visitas externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generadas en la dependencia.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados
- Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir mejoras.
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta de empalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo.
- Responder por los equipos y herramientas de oficina que le sean asignados, procurando su cuidado y buen uso de los mismos.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran
- Distribuir correspondencia, circulares, boletines y documentos diversos, en la diferente dependencia de la Institución.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca por razón de sus funciones.
- Atender usuarios internos y externos de la dependencia de acuerdo a la necesidad presentada y orientarlo hacia otra área administrativa en caso de ser necesario.
- Dar cumplimiento a los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y participar en las actividades que se programen frente a estos temas.
- Colaborar en la realización de labores sencillas de oficina tales como: operar máquina fotocopiadora, compaginar y grapar documentos.
- Recibir, revisar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la secretaría a la que se encuentra asignado.