Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de mensajería y acciones de apoyo administrativo, complementarias de las tareas propias de los niveles superiores para el desarrollo de la gestión administrativa la cual se encuentra asignado, teniendo en cuenta la aplicación de la normatividad vigente, la tecnología, la misión y políticas institucionales.
Entidad
Alcaldia Paso.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en Cualquier Modalidad.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Realizar las actividades de orden administrativo que le sean delegadas por el superior inmediato y que sean apoyo al desarrollo de las funciones y responsabilidades del área a la cual se encuentra asignado.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran
- Recibir, revisar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la secretaría a la que se encuentra asignado.
- Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir mejoras.
- Recibir y controlar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo y funciones, mientras se realiza la labor asignada y posteriormente reenviarlos al área de archivo correspondiente.
- Responder por los equipos y herramientas de oficina que le sean asignados, procurando su cuidado y buen uso de los mismos.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo
- Atender usuarios internos y externos de la dependencia de acuerdo a la necesidad presentada y orientar hacia otra área administrativa en caso de ser necesario.
- Las demás funciones que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca por razón de sus funciones.
- Brindar apoyo en la evaluación de los instrumentos de gestión en el área de desempeño.
- Dar cumplimiento a los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y participar en las actividades que se programen frente a estos temas.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Colaborar en la realización de labores sencillas de oficina tales como: operar máquina fotocopiadora, compaginar y grapar documentos
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generadas en la dependencia.
- Transmitir mensajes orales y escritos que le sean requeridos por funcionarios y empleados de la institución
- Aplicar el proceso de gestión documental teniendo en cuenta las tablas de retención documental.
- Distribuir correspondencia, circulares, boletines y documentos diversos, en la diferente dependencia de la Institución.
- Cumplir con el código de ética, y orientaciones o sugerencias de seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas que imparta la Administración Municipal.
- Realizar visitas externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Brindar apoyo a la administración municipal en los diferentes eventos que se realicen a nivel local, cuando así se requiera.
- Requerir las firmas de los expedientes y documentos que sean llevados a las diferentes unidades de la institución
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta de empalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Velar por el cumplimiento de transferencias documentales al archivo central.
- Desempeñar funciones de oficina, asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.