Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar los procesos administrativos de la dependencia asignada, organización y manejo de documentación y orientar al público y/o usuario en temas concernientes a trámites esenciales de la dependencia, dentro de los principios de oportunidad, celeridad y
confiabilidad.
Entidad
Alcaldia San Martin.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Realizar las demás funciones que le sean asignadas acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio para el logro de la misión institucional.
- Proveer, previa autorización del Superior Inmediato, a las distintas áreas de la dependencia asignada de los materiales, elementos de consumo e insumos necesarios para la normal ejecución de sus procesos.
- Presentar informes periódicos acerca del estado del archivo central y almacenamiento de elementos y bienes de consumo.
- Redactar, proyectar, digitar oportunamente documentos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y actos administrativos, tomar dictado, apuntes, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y demás trabajos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Atender a funcionarios, usuarios y público en general en asuntos de competencia de la dependencia asignada, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos, manteniendo informado al superior inmediato.
- Llevar la agenda de compromisos y actividades rutinarias del superior inmediato, ejecutar las acciones necesarias, sugerir las prioridades, recordar los compromisos adquiridos y eventos a desarrollar, recolectar, mantener y difundir la información de acuerdo a las directrices recibidas.
- Coordinar la organización y actualización del Archivo Central y el de Gestión de la dependencia o área asignada y responder por la seguridad y custodia de la documentación generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia o área asignada y los que conozca por razón de sus funciones.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de insumo de la dependencia asignada y solicitarlos dentro de los requerimientos previstos.
- Llevar registros de inventarios y control sobre las existencias físicas de la dependencia asignada, indicando su localización, estado y demás datos necesarios para su adecuada utilización.
- Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos, actos administrativos y demás documentos, dándole el trámite pertinente y registrarlo con el respectivo consecutivo todos los actos administrativos que genere la dependencia asignada, para mantener actualizado y organizado el archivo y los libros radicadores correspondientes en orden de prioridad, según las directrices del superior inmediato.
- Brindar apoyo administrativo en todos los procesos que se ejecuten en la dependencia o área asignada.