Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información interna y externa de la Secretaría de Planeación y Obras, aplicando el sistema de gestión documental.
Entidad
Alcaldia Gloria.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de educación básica primaria, Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Coordinar la limpieza, la buena presentación y el mantenimiento preventivo de los equipos e instalaciones de la dependencia.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
- Elaborar documentos, resoluciones, oficios, proyectos y demás documentos que se le ordene.
- Llevar la agenda y recordar oportunamente las citas, reuniones y compromisos programados del Secretario de despacho.
- Operar y manejar los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos, usándolos en forma correcta.
- Proyectar respuestas de la correspondencia que se le asigne y colaborar en la preparación de informes que sean solicitados a la dependencia o al Municipio.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca en razón de sus labores.
- Tramitar la disponibilidad presuprestal de los proyectos que pretenda ejecutar la dependencia.
- Mantener actualizado y organizado el archivo de la dependencia, con los documentos generados y recibidos, garantizando una búsqueda oportuna de los mismos cuando se requiera.
- Atender al público, personal y telefónicamente y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
- Realizar el seguimiento al proceso de legalización de los contratos que se adelantan en la dependencia.
- Realizar y mantener actualizado el inventario de papelería y útiles de oficina de la dependencia.
- Recibir, clasificar, radicar, distribuir, controlar y preservar documentos, datos, elementos y/o correspondencia relacionada con los asuntos de la Secretaría de Planeación y Obras, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo a la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Mantener informado al Secretario de despacho, de los informes de interventoría de los contratos que se ejecutan en la dependencia.