Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
SECRETARIA DE EDUCACION – SERVICIO DE ATENCION AL CIUDADANO
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recopilación de la información generada del desarrollo de las actividades relacionadas con gestión administrativa y servicio de atención al ciudadano.
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la gestión de administrativa y servicio de atención al ciudadano de la Secretaría de Educación.
Orientar y atender al ciudadano cuando se acerca a la Secretaría de Educación con su correspondencia y gestionar el trámite para dar una adecuada y oportuna respuesta a su requerimiento.
Entidad
Alcaldia Duitama.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral o relacionada
Funciones del cargo
- PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
- Brindar atención primaria al ciudadano que se acerca a la Secretaria de Educación para ofrecerle orientación acerca de su requerimiento o inquietud.
- Recibir, revisar, radicar, clasificar y remitir para atender las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos que los ciudadanos presenten en la Secretaria de Educación para dar trámite a las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Hacer seguimiento a las respuestas de las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los tiempos establecidos.
- Recibir, clasificar, notificar o enviar respuesta a las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos para promover la satisfacción del cliente.
- Generar los reportes de control y gestión del área para evaluar el desempeño del servicio de atención al ciudadano
- Distribuir y entregar (de acuerdo a los procedimientos establecidos) las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos a las áreas de la Secretaria de Educación para que inicien el respectivo trámite para su atención.
- Recoger de las diferentes áreas de la Secretaria de Educación las respuestas a las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos y otra correspondencia para su respectivo envío, comunicación o notificación de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Repartir y/o recoger correspondencia externa en los casos que así lo ameriten de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
- PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano
- Recibir las encuestas de satisfacción del cliente diligenciadas y recopilarlas para su registro, consolidación y análisis.
- PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios.
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Atender oportunamente al público y a los funcionarios personal y telefónicamente.
- Apoyar cuando sea necesario, el ejercicio de las labores de los funcionarios de la dependencia asignadas en los asuntos de su conocimiento.
- Suministrar oportunamente la información, datos o documentos que le sean solicitados por el personal autorizado.
- Fotocopiar los documentos que se requieran en la dependencia y llevar a cabo las notificaciones a las personas requeridas por la dependencia.
- PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria de Educación.
- Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- PROCESO N02. Administración de documentos
- Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.