Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar los procesos de la dependencia, organizar y apoyar los procesos del Área Funcional de Gestión Documental en la Administración Departamental.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad con cursos en Áreas Administrativas o Archivística.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Participar en la implementación de trámites de asuntos relacionados con la aplicación del Control del Archivo Central de la entidad territorial.
- Realizar las labores de fotocopiado del material documental autorizado, hacer los registros y controles respectivos de conformidad con las directrices recibidas.
- Administrar la custodia, actualización y mantenimiento del Archivo Central del Área Funcional de Gestión Documental, por la seguridad y custodia de la documentación y actos administrativos generados en las distintas dependencias y velar por el buen uso de los documentos, elementos y equipos asignados a su cargo, de acuerdo con las normas de archivística vigentes.
- Velar por la conservación del patrimonio documental de la Administración, mediante la organización y centralización organizada de los documentos y Actos Administrativos de la entidad territorial.
- Desarrollar el proceso de centralización de la información y el acervo documental histórico de interés administrativo e institucional contemplados en la normatividad vigente y emanadas del Archivo Central de la Nación.
- Salvaguardar y cumplir con las normas archivísticas que permitan el control, amparo y protección del acervo documental e histórico existente, generado y por generar en las dependencias de la Administración Central Departamental.
- Coordinar el buen uso de los documentos prestados a los funcionarios o particulares en términos de ley y utilizados en la prestación de los servicios a cargo de la Oficina.
- Asistir al superior inmediato en la atención de quejas, solicitudes y demandas de la ciudadanía relacionadas con el acervo documental cuando se haya delegado.
- Implementar la codificación en las planillas de registro y control, los documentos originales solicitados, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Responder por el diligenciamiento, distribución oportuna y ubicación del acervo documental, distribuir interna y externamente los documentos y actos administrativos bajo su custodia, a las Oficinas y entidades que se le encomienden, dejando las respectivas anotaciones o registros de control de recibo y entrega respectivo y tomando las precauciones de rigor para la conservación de los mismos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Mantener organizado y actualizado el Archivo Central del Área Funcional de Gestión Documental de la Administración Central Departamental, a fin de garantizar el buen estado de los documentos que allí reposan y suministrar la información manteniendo los sistemas de control correspondientes.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.
- Efectuar la sistematización ingresando todos y cada de los documentos de archivo prestados, con el objeto de implementar la agilidad y celeridad en la información, guardando y manteniendo siempre discreción y reserva sobre los asuntos e información confidenciales o de reserva tramitados en la oficina y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Coordinar el suministro de la información que se requiera sobre los procedimientos que se deben seguir para que la documentación sea debidamente archivada.
- Propender por la reestructuración y conservación de los documentos y Actos Administrativos.
- Descargar toda información documental de los archivos periféricos que anualmente hagan llegar los funcionarios de las distintas dependencias adscritas a la Administración Central Departamental.
- Presentar informes periódicos al Superior Inmediato sobre las actividades desarrolladas en el ejercicio de su profesión y su gestión en la dependencia.