Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar las actividades de atención al público, distribuir los documentos a las distintas dependencias del Ente Departamental.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad con conocimientos en sistemas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia.
Funciones del cargo
- Recibir y estudiar las solicitudes, proyectar los tiempos de servicios que le sean solicitados al Área Funcional de Historias Laborales y presentarlas para la aprobación al superior inmediato.
- Preparar y rendir los informes periódicos sobre las actividades desarrolladas al superior inmediato con oportunidad y la periodicidad habitual y cuando sea requerido.
- Mantener informados a los directivos acerca del estado de los procesos dentro de la entidad, cuando se le asigne y dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento al superior inmediato.
- Recibir, ordenar, radicar, distribuir, archivar y enviar la correspondencia generada o generada en la dependencia, llevar la agenda y control de los los documentos y certificaciones emitidos por la dependencia
- Realizar las labores administrativas en todos los procesos que ejecuta la dependencia asignada, de conformidad con los planes, programas y proyectos, e instrucciones del inmediato superior
- Elaborar los planes necesarios en sus diferentes temáticas, adelantar asistencia técnica y operativa de conformidad con las instrucciones del superior.
- Atender a funcionarios, usuarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la orientación e información necesaria para buscar solución y resolver situaciones planteadas por los usuarios de la dependencia.
- Organizar y mantener actualizado el archivo interno de la dependencia, archivar los documentos, correspondencia y actos administrativos que se generen en la dependencia, de acuerdo con las directrices recibidas y procedimientos establecidos.
- Establecer los mecanismos de control para la recolección y proceso de la información que se reporte en la dependencia asignada y sistematizar los documentos interno o externos.
- Radicar la correspondencia en orden consecutivo, recaudar la información con destino a las distintas dependencias de la Administración Central Departamental y mantener los registros y control de manejo de la información del área de desempeño.
- Comunicar al superior inmediato cualquier irregularidad de que tenga conocimiento en razón de su cargo.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.