Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar los procesos y atender la recepción de la dependencia, las comunicaciones telefónicas externas e internas y apoyar a la dependencia en los procesos de fotocopiado y demás tareas que se le asignen.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad con cursos en Áreas Administrativas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes
- Comunicar las llamadas externas con las diferentes dependencias de la Gobernación, brindar información telefónica relacionada con las funciones de la dependencia y de sus funcionarios y tomar mensajes cuando el funcionario solicitado no esté disponible.
- Atender al público y a los funcionarios, tomar nota de los mensajes entrantes y salientes y mantener informados del estado de los mismos a los funcionarios de las dependencias asignadas.
- Operar, manejar en forma correcta y responder por el cuidado de los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
- Velar por la buena presentación de la oficina, de acuerdo con las directrices recibidas.
- Realizar las labores de fotocopiado del material documental autorizado, hacer los registros y controles respectivos de conformidad con las directrices recibidas.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos, atención al público, recepción de llamadas telefónicas, fax, sistematización de datos y los demás que le sean asignados y se ejecuten en la dependencia.
- Establecer las llamadas telefónicas internas o externas, envío, recepción y distribución de faxes a las dependencias requeridas.
- Atender y orientar a las personas que se presentan a la dependencia por asuntos de su competencia, organizar el ingreso al Despacho e informar al superior inmediato.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos.
- Colaborar en las organizaciones de materiales o equipos y demás elementos entregados para uso y conservación de la oficina.
- Operar correctamente el conmutador para comunicación de llamadas entrantes y salientes y establecer las comunicaciones telefónicas internas y externas que le soliciten el superior inmediato y demás funcionarios.
- Recolectar y transcribir los datos requeridos para la elaboración de documentos, actos administrativos y demás trabajos encomendados.