Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades de apoyo administrativo relacionadas con archivo, trascripción de documentos, atención telefónica, control de citas y
reuniones a los funcionarios de la Dependencia, suministrándole la información y/o documentación que se requiera para el desarrollo de los procesos que son responsabilidad de la misma, garantizando el funcionamiento de la dependencia, siguiendo lineamientos de servicio al cliente, discrecionalidad y oportunidad.
Entidad
Alcaldia Reten.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- ) Custodiar los textos y documentos que se manejen en la Secretaría.
- ) Contribuir con el diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad, aplicarla como herramienta de gestión sistemática y transparente.
- ) Las demás funciones inherentes al cargo que por su naturaleza le correspondan, o que le sean delegadas, o asignadas por el superior inmediato, o la autoridad competente de acuerdo a la naturaleza del cargo y las necesidades del servicio.
- ) Transcribir sistemáticamente o digitar documentos, cartas, oficios y demás trabajos que le sean asignados por su superior inmediato.
- ) Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignadas, elaborar y transcribir los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos asignados.
- ) Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la Secretaría.
- ) Llevar la agenda de compromisos, recordar oportunamente las citas, reuniones y compromisos programados y organizar la atención al público de acuerdo a las órdenes impartidas por el inmediato superior.
- ) Llevar el archivo interno de la dependencia, recibir, radicar y archivar la correspondencia.
- ) Llevar registro de todos los actos administrativos que se llevan en la Secretaría.
- ) Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo de la dependencia.
- ) Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el despacho y los que conozca por razón de sus funciones.
- ) Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria.
- ) Coordinar el suministro de elementos que se requieran en la dependencia.
- ) Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo.