Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa en la realización de labores de ejecución complementaria que contribuyan al buen desarrollo de los procesos, para el correcto funcionamiento de la dependencia. Gestionar el desarrollo de la actividad documental de la entidad, con relación y en el contexto de las normas de archivo vigentes.
Entidad
Alcaldia Copey.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia Laboral.
Funciones del cargo
- Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias y revisar los listados enviados.
- Ejercer las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo.
- No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío o entrega, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas.
- Organizar los archivos por años y por dependencia y facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico.
- Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas legales
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y responder a las directrices del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
- Elaborar el cronograma de transferencia y eliminación de documentos para presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retención documental.
- Responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histórico
- Dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario.
- Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución, llevar los libros de radicación de correspondencia, llevar los libros de consecutivo de los oficios de la Entidad.
- Propender porque el fondo documental de la entidad se organice a partir de la estructura organizacional que posee la entidad.
- Apoyar en la actualización e implementación de las tablas de retenciones.
- Rendir informe anual o cuando así se requieran de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período.
- Llevar un estricto control de préstamo de documentos.
- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos
- Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de los archivos central e histórico
- Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva de la Entidad.
- Clasificar y enviar al jefe inmediato la correspondencia de carácter urgente tales como la de los procesos jurídicos y hacer el seguimiento a las comunicaciones.
- Mantener en excelentes condiciones ambientales el lugar donde desarrolla sus funciones y las buenas relaciones con los compañeros de trabajo para contribuir con un buen clima organizacional y ofrecer un adecuado servicio con calidad a los usuarios.