Cuando se trata de buscar el culpable de por qué no somos productivos, nuestra bandeja de correo electrónico puede ser el lugar en el que hay que comenzar.
Sólo Gmail ha reportado 1.500 millones de usuarios sólo en el 2018 (1.5 billions)
Y seamos honestos, la mayoría de nosotros pasamos gran parte de nuestras horas productivas en nuestro correo electrónico.
Respondiendo, organizando, buscando….
Pasamos horas revisándolos, determinando qué hacer con ellos y eventualmente respondiéndolos.
Terminamos pasando en nuestra bandeja de entrada más de lo que habíamos planeado.
Es así que cuando no podemos escapar ni dejar a un lado esta tarea, la mejor salida es la organización.
¿Cómo crear entonces hábitos de organización para nuestro correo?
1. Usa bloques de tiempo
Hemos hablado del “time-blocking” como técnica para mejorar nuestra productividad.
Usando “time-blocking”, asignamos bloques de tiempo a nuestro calendario diario para todas aquellas tareas que tenemos que hacer, trabajando sólo en una tarea específica durante cada bloque.
Es así que leer, procesar y responder mensajes de correo electrónico se convierten en una actividad dentro de nuestra lista diaria.
Al asignar un tiempo específico para revisar nuestro correo electrónico, una o dos veces al día durante 30 minutos, evitamos tener que interrumpir otras actividades, perder nuestro enfoque y tener que comenzar nuestro ciclo productivo de nuevo.
2. Darse de baja de listas de correo
¿Recuerdas esa regla para tener un armario organizado? Si no has usado una prenda o artículo en 6 meses, simplemente tiene que irse.
Bueno, lo mismo aplica para tu bandeja de entrada. Si estás suscrito a un boletín o servicio que ya no te interesa y ni siquiera te acuerdas la última vez que lo abriste, cancela la suscripción.
No sólo verás tu correo más organizado, sino que podrás disfrutar de aquellos que realmente te interesan, pues no se perderán en la lista interminable de promociones.
3. Toma medidas de inmediato
¿Abres los correos pero en realidad no haces nada con ellos?
La mayoría de nuestros mensajes simplemente se quedan en nuestra bandeja de entrada, y cuando es tiempo de hacer algo con ellos es demasiado tarde.
Acostúmbrate a realizar siempre alguna acción, ya sea responder, cancelar suscripción, eliminar, mover a un folder o agregarlo como una tarea a tu lista de pendientes.
4. Organize tu bandeja de entrada
Aunque la mayoría de los correos se puedan eliminar, es probable que necesitemos conservar algunos.
Conocer el funcionamiento de tu cliente de correo es importante para su organización. La mayoría de los programas de correo permiten crear carpetas y filtros al igual que marcar mensajes con etiquetas o categorías específicas.
Prioriza, agrupa, ordena y archiva mensajes para mantener tu bandeja de entrada organizada.
Cuanto mejor sea tu sistema de archivo, más fácil será localizar correos electrónicos específicos cuando los necesites.
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