Estado
La convocatoria Territorial Nariño 2020 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades relacionadas con atención al público y producción, recepción, radicación, trámite, distribución y archivo de documentos internos y externos; elaborar actos administrativos y autos que correspondan a las funciones de la entidad y demás tareas de soporte técnico, con el fin de permitir el desarrollo de las funciones de la dependencia, según los requerimientos del superior inmediato y sus colaboradores.
Entidad
Personeria Municipal Ipiales.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
3 años (36 meses) de experiencia laboral
Alternativas:
- Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia.
Funciones del cargo
- Dar uso exclusivamente oficial a los equipos de cómputo, comunicación y a los elementos de trabajo, de conformidad y estricto cumplimiento con las funciones inherentes al cargo.
- Brindar el trámite respectivo a las solicitudes del usuario interno y externo en relación con las actividades realizadas en la dependencia.
- Realizar la remisión de requerimientos y procesos a otras entidades, de conformidad con los procedimientos e instrucciones impartidas.
- Manejar con discreción la información y correspondencia que se reciban en la entidad, manteniendo estricta reserva de la misma, salvo la información de carácter público.
- Mantener actualizados los registros de la Secretaría en materia de procesos, radicaciones, numeración de actos administrativos, expedientes, comunicaciones oficiales y de la documentación en general.
- Controlar los préstamos de libros y documentos, los cuales serán autorizados exclusivamente por el Personero Municipal.
- Asistir a diligencias, eventos o reuniones oficiales, comités, consejos, mesas u otros que le sean asignados, y realizar el reporte de los mismos al jefe inmediato, cumpliendo con los protocolos y formatos dispuestos por la entidad o recomendados por el superior jerárquico.
- Llevar la agenda de la Personería Municipal e informarles oportunamente a los responsables de los compromisos adquiridos, dejando constancia de ello.
- Llevar el registro, control e inventario de los bienes, documentos y archivo de la entidad con el fin de verificar con facilidad su existencia y lograr su conservación, informando sobre la necesidad de bienes de consumo y devolutivos y administrar y custodiar las existencias del almacén.
- Recibir, tramitar, diligenciar los documentos o formularios propios de la población víctima, tales como declaraciones de hechos victimizantes u otros, a solicitud de los usuarios.
- Revisar, clasificar y llevar en forma ordenada y actualizada el archivo de los documentos que se generan en la entidad, así como los que se reciban de clientes externos, con el fin de administrar la documentación atendiendo a la normatividad y reglamentación interna de archivo vigente.
- Elaborar los autos, actos administrativos, solicitudes y documentos, que le sean asignados, para la firma del Personero Municipal o del Personero Auxiliar, de acuerdo con los lineamientos impartidos por éstos y la reglamentación aplicable.
- Recibir las diferentes quejas, oficios, expedientes y peticiones, ya sean escritas o verbales, presentadas por los usuarios ciudadanos e institucionales de la entidad, radicándolas en el respectivo registro y dejando las constancias necesarias, con el fin de darles el trámite correspondiente.
- Enviar o radicar la correspondencia y documentos que se originan en la oficina y controlar el recibo por parte del destinatario, así como coadyuvar en la verificación del cumplimiento de las solicitudes u órdenes impartidas en cada uno de ellos y el término de recibo y entrega, con el fin de mantener actualizada la correspondencia de la entidad.
- Autenticar las copias de los documentos expedidos en la entidad, o que reposen en el archivo de la misma.
- Responder las solicitudes de información o pruebas de otras entidades, relacionadas con la misión de la dependencia, de acuerdo a las tareas asignadas por el Personero Municipal o por el Personero Auxiliar.
- Controlar los plazos de respuesta a los repartos realizados dentro de la dependencia, realizando las sugerencias necesarias a los responsables y rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.
- Atender las llamadas con destino al personal de la entidad y atender a las personas que se presenten a la oficina, suministrando los datos que sean necesarios, dando la debida orientación e informando al responsable si se trata de asuntos que deban ser manejados por funcionarios de la Personería.
- Propender por la adecuada presentación de la oficina y por la organización del archivo respectivo, con el fin de brindar un ambiente agradable y funcional.
- Administrar y mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia, incluyendo los teléfonos de las residencias y direcciones físicas y de correo electrónico de los funcionarios.
- Encargarse del trámite de la gestión documental de la dependencia, de conformidad con los procedimientos vigentes en la materia.
- Dar publicidad a través de redes sociales, página web y cartelera institucional a las actividades que realiza la Personería y a los documentos que legal o reglamentariamente deban publicarse por estos medios.
- Coordinar con la Defensoría del Pueblo lo relacionado con las asignaciones de Defensores Públicos, solicitadas por los usuarios, diligenciando y remitiendo los formatos y documentos para el efecto.
- Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas, o las que le sean asignadas o delegadas por el superior jerárquico, de acuerdo con las necesidades del servicio, nivel y naturaleza del cargo.
- Mantener actualizados los procedimientos secretariales propios de la entidad y de su cargo, a fin de aplicarlos en el desarrollo de sus labores.
- Efectuar en los términos legales, las notificaciones, traslados, fijaciones, citaciones, oficios, visitas y cualquier otra inherente al trámite secretarial en asuntos disciplinarios, ya sean iniciados por la Personería o comisionados.