Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
BRINDAR ASISTENCIA TECNICA EN EL DISENO, APLICACION, INSTALACION, ACTUALIZACION, OPERACION Y MANTENIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, METODOS Y TECNOLOGIAS PARA LA COMPRENSION Y EJECUCION DE PROCESOS DE LA SECRETARIA A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO, SUGIRIENDO ALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO Y TENIENDO EN CUENTA LAS POLITICAS Y MISION INSTITUCIONAL. ADMINISTRAR Y COORDINAR TODAS LAS ACTIVIDADES DE RECEPCION, ALMACENAMIENTO, ENTREGA OPORTUNA, PROTECCION Y MANTENIMIENTO DE LOS MATERIALES E INSUMOS DEL MUNICIPIO.
Entidad
Alcaldia Cimitarra.
Requisitos de estudios
Bachiller y curso específico relacionado con almacén, mínimo de sesenta (60) horas.
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral o relacionada con la materia
Funciones del cargo
- Adelantar las investigaciones administrativas necesarias para el esclarecimiento y determinación de responsabilidades fiscales de los funcionarios cuando se presenten perdidas de activos fijos o devolutivos en servicio.
- Asegurar la oportunidad y confiabilidad de los registros y la información del inventario de los bienes del Municipio.
- Velar por la salvaguarda de los bienes que tiene para su uso, efectuando el registro total de los mismos, para efectos de control y análisis, llevando inventarios físicos totales o selectivos.
- Llevar el registro permanente del inventario de los elementos devolutivos en uso e inmuebles por responsables, identificando plenamente el bien.
- Registrar el inventario valorizado del parque automotor de cada dependencia, detallando para cada vehículo los elementos devolutivos de dotación y accesorios.
- Llevar el registro detallado de los inmuebles: costo de adquisición más las adiciones o mejoras susceptibles de capitalizar que se hayan efectuado.
- Responder por el control y mantenimiento de los inmuebles, llevando la relación detallada de los mismos.
- Realizar inventarios físicos de los elementos a cargo de los responsables, al finalizar el año o en caso de retiro temporal o definitivo o cuando se presenten novedades como vacaciones, licencias, incapacidades, etc. del mismo, a fin de conocer las existencias de los bienes del Municipio.
- Participar en la definición de políticas, toma de decisiones y establecimiento de programas en cuanto a administración de activos e inventarios para el normal funcionamiento del Municipio.
- Diseñar, implementar, controlar y evaluar los procedimientos para definir responsabilidades de los empleados del Municipio, por custodia, manejo o administración de los bienes que les son entregados para su uso.
- Establecer mecanismos para el manejo, uso, almacenamiento, distribución y custodia de los bienes y elementos del Municipio.
- Programar, presentar a consideración de la Secretaría General y tramitar los procesos correspondientes a dar de baja y a vender o rematar los bienes obsoletos e inservibles del Municipio, de conformidad con las normas que rigen la materia.
- Aplicar los conocimientos técnicos específicos en el cumplimiento de las funciones y procedimientos de la dependencia.
- Responder por el ingreso de la información pertinente a los procedimientos en los cuales intervenga la dependencia en la cual se desempeña.
- Revisar y consolidar la información haciendo uso de indicadores de gestión.
- Preparar y presentar los informes para la evaluación y control de las actividades desarrolladas.
- Iniciar el proceso para la determinación de responsabilidades por faltantes, pérdidas, daño, deterioro o vencimiento de bienes según resultado del inventario físico.
- Emitir la documentación pertinente para que se efectué la reclamación ante la compañía aseguradora.
- Mantener al día los seguros de responsabilidad civil contra terceros y responde inmediatamente ante casos de accidentes.
- Responder por el control y gestión de Bienes Inmuebles de propiedad del Municipio, la regularización y actualización permanente de la documentación respectiva.
- Garantizar el registro y control patrimonial de los bienes de la Administración.
- Controlar las existencias de materiales, suministro y bienes muebles del Municipio, mediante la realización periódica de inventarios físicos.
- Aplicar técnicas apropiadas para el almacenamiento, control, identificación u cuantificación de materiales, suministro y bienes muebles del Municipio.
- Velar por el mantenimiento de los equipos e instalaciones físicas del Municipio, mediante la implicación de medios de protección a estos contra daños, deterioro y robo.
- Efectuar los trámites necesarios para dar de baja los elementos inservibles depositados en las bodegas de almacenamiento de materia.
- Mantener comunicación permanente con las diferentes dependencias sobre ingreso, modificaciones notables en los consumos de los suministros.
- Proporcionar asistencia técnica en el área en que se desempeña al superior inmediato, a funcionarios de la dependencia o a quien le sea indicado, acorde a las normas y procedimientos establecidos garantizando así la optimización de los recursos.
- Participar en la formulación de políticas, fijación de métodos y procedimientos de trabajo y elaboración de proyectos necesarios para el normal funcionamiento de la administración.
- Digitar la información necesaria de la dependencia (Informes, Acuerdos, Resoluciones, Oficios, Permisos, etc.).
- Atender telefónicamente y personalmente al público en general dándole la adecuada orientación sobre los asuntos que le soliciten
- Recepcionar y radicar en el sistema de gestión documental respectivo la correspondencia y asuntos recibidos y colaborar con la consecución de datos y documentos que ayuden a dar una respuesta oportuna y adecuada.
- Llevar y mantener organizado el archivo de la dependencia, ejercer control sobre los documentos entregados en préstamo.
- Atender oportunamente la solicitud de información, quejas y reclamos de los usuarios, orientando y remitiendo según competencia, así como el seguimiento, evaluación y control de la respuesta y/o solución a las mismas garantizando el mejoramiento de la gestión de la administración y optimización de los recursos.
- Adelantar el trámite respectivo acorde a su competencia en los respectivos procesos o procedimientos propios de la oficina donde se encuentre ejerciendo sus funciones.
- Velar por los recursos físicos y técnicos del despacho.
- Asistir a reuniones delegadas por jefe inmediato.
- Presentar informe de gestión y actividades al jefe inmediato.
- Velar por el cuidado de los muebles y equipos asignados a su dependencia.
- Velar por el buen funcionamiento del archivo de gestión asignado a su dependencia.
- Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo
- Con Relación al almacén municipal
- Atender las solicitudes de los funcionarios del Municipio, de Suministro de materiales e insumos para su funcionamiento.
- Programar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con el manejo y control del inventario físico de materiales e insumos del Municipio.
- Planear, orientar y dirigir las actividades de recibo, almacenamiento y distribución de materiales e Insumos del Municipio conforme a las políticas y procedimientos establecidos para el adecuado manejo de los mismos.
- Responder por el registro y actualización de la relación de existencias de inventarios del almacén del Municipio.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de almacenamiento que garanticen la seguridad e integridad de los elementos en Almacén.
- Realizar pruebas selectivas y revisar el estado en que se encuentran los materiales e insumos en Almacén y velar por su conservación y mantenimiento.
- Coordinar y controlar todas las actividades de recibo y entrega de artículos en el Almacén del Municipio.
- Controlar permanentemente las existencias mediante la utilización de indicadores (niveles máximos y mínimos de existencias y punto de reorden), su actualización permanente y participar en la Programación de necesidades e informar al Secretario General sobre su comportamiento.
- Garantizar la elaboración y actualización de registros de ingreso parcial o total a la recepción de los insumes respectivamente y salida o egreso de los mismos según requerimientos de los responsables de las dependencias.
- Velar por que los materiales, muebles, equipos, implementos y útiles de oficina, etc
- se guarden en lugares que brinden las garantías físicas para su adecuada conservación, haciendo uso de las normas de almacenamiento que garanticen la seguridad e integridad de los mismos.
- Verificar que los funcionarios responsables del manejo de los inventarios cumplan con los requisitos de conservación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles entregados bajo su custodia.
- Realizar periódicamente los inventarios de existencias en coordinación con los organismos de control.
- Mantener actualizados los inventarios individuales de bienes devolutivos y activos fijos, controlando periódicamente las existencias físicas de los mismos en poder de cada funcionario.
- Elaborar el inventario anual y periódico de bienes existentes en el almacén y llevar el control actualizado de inservibles para tramitar la baja.
- Responder ante el ordenador del gasto y organismos de control por la merma, robo, deterioro y pérdida de elementos bajo su custodia de conformidad con las normas fiscales y administrativas vigentes.
- Controlar permanentemente el cumplimiento de las normas y requisitos por la Compañía de seguros que ampara los bienes del Municipio.
- Mantener actualizado el inventario del Almacén.
- Realizar las actividades mediante los cuales se legalizan la recepción, distribución, traslados, bajas, donaciones y ventas de los bienes, previo cumplimiento de las disposiciones administrativas y fiscales.
- Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo