Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ESTABLECER POLITICAS ADMINISTRATIVAS SOBRE GESTION DOCUMENTAL DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA BRINDAR UN SERVICIO EFICIENTE A LOS USUARIOS. APOYAR EL PLAN GENERAL DE COMPRAS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LAS DEPENDENCIAS, PARA GARANTIZAR OPTIMIZACION DE COSTOS Y AHORRO DE RECURSOS FINANCIEROS
Entidad
Alcaldia San Juan Uraba.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica profesional o tecnológica en manejo de archivos y/o gestión documental
Requisitos de experiencia
Un (01) año de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- SUMINISTRAR LOS ELEMENTOS NECESARIOS, PREVIA AUTORIZACION DEL SECRETARIO DE DESPACHO, PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS DEPENDENCIAS.
- MANTENER EN FORMA ACTUALIZADA LOS INVENTARIOS DE LAS DEPENDENCIAS, DE TAL MANERA QUE PERMITA EJERCER UN CONTROL SOBRE LOS MISMOS, EN CUANTO A SU USO Y CONSERVACION.
- REALIZAR ARQUEOS PERIODICOS EN LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL PARA VERIFICAR EL ESTADO DE LOS BIENES ASIGNADOS A LAS MISMAS.
- EXPEDIR PAZ Y SALVOS POR LOS BIENES ENTREGADOS A LOS USUARIOS INTERNOS, RELACIONADOS CON EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.
- LLEVAR RELACION ACTUALIZADA DE PROVEEDORES AUTORIZADOS PARA REALIZAR NEGOCIOS CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, PRESENTAR INFORMES AL RESPECTO ANTE EL SUPERIOR INMEDIATO DETERMINANDO GRADOS DE RESPONSABILIDAD, CUMPLIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD POR PARTE DE CADA PROVEEDOR, QUE PERMITA TOMAR DECISIONES A LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- SOLICITAR OPORTUNAMENTE LOS INSUMOS REQUERIDOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA MISMA.
- RECIBIR LOS PEDIDOS A PROVEEDORES Y ALMACENARLOS ACORDE A LAS NORMAS INTERNAS DE LA ADMINISTRACION, PARA ASEGURAR EL PERFECTO ESTADO DE LOS MISMOS.
- ELABORAR CORRECTA Y OPORTUNAMENTE LOS COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS, CON BASE EN LOS DOCUMENTOS SOPORTES DEBIDAMENTE LEGALIZADOS, DE TAL MANERA QUE PERMITA UNA RENDICION DE CUENTAS EFICIENTE Y VERAZ.
- LLEVAR, REGISTRAR Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE FOTOCOPIAS.
- VELAR POR LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.
- MANTENER EN BUEN ESTADO LOS ESPACIOS DE CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS.
- COADYUVAR EN LA FORMULACION DE PROCESOS QUE INTEGREN LA FUNCION ARCHIVISTICA.
- AUTENTICAR LAS FOTOCOPIAS DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO.
- PARTICIPAR EN EL DISEÑO Y LA FORMULACION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS ADOPTADOS POR LA SECRETARIA ACORDE AL PLAN DE DESARROLLO.
- COADYUVAR EN LAS ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO, QUE LE SEAN ENCOMENDADAS EN CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- LIDERAR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL COMITE DE ARCHIVO.
- REALIZAR LABORES DE APOYO A LOS DIFERENTES GRUPOS DE TRABAJO DENTRO DE LA SECRETARIA.
- CONTROLAR EL PRESTAMO DE DOCUMENTOS.
- PROMOVER LAS CAPACITACIONES SOBRE FORMACION ARCHIVISTICA.
- CONTROLAR, REGISTRAR Y RECIBIR LAS TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL.
- REALIZAR LOS TRAMITES NECESARIOS PARA DAR DE BAJA A LOS BIENES INSERVIBLES Y ENTREGAR INFORMES PRECISOS DE ESTAS ACTIVIDADES A QUIENES CORRESPONDA.
- RENDIR PERIODICAMENTE INFORMES AL SECRETARIO, SOBRE LAS ACTIVIDADES DE LA DEPENDENCIA PARA SU ANALISIS, EVALUACION Y TOMA DE DECISIONES.
- REALIZAR LABORES DE APOYO A LOS DIFERENTES GRUPOS DE TRABAJO DENTRO DE LA SECRETARIA, ESPECIALMENTE EN LABORES DE MENSAJERIA AL INTERIOR DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- ADOPTAR, LAS ACCIONES NECESARIAS PARA GARANTIZAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL CONTROL INTERNO DENTRO DE LA DEPENDENCIA.
- ADOPTAR, LAS ACCIONES NECESARIAS PARA GARANTIZAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL CONTROL INTERNO DENTRO DE LA DEPENDENCIA.
- FOMENTAR LAS RELACIONES CON LAS EMPRESAS DE SERVICIOS DE MENSAJERIA EXTERNA, QUE TENGAN VINCULOS CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- ADELANTAR PROCESOS PARA LA SISTEMATIZACION DEL ARCHIVO MUNICIPAL.
- COORDINAR LOS PROCESOS PARA LA NORMALIZACION DE LA PRODUCCION DOCUMENTAL.
- PROMOVER LA ORGANIZACION DE LOS FONDOS ACUMULADOS.
- MANEJAR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA LOS EQUIPOS DE COMUNICACIONES QUE LE SEAN ASIGNADOS Y VELAR PORQUE SE MANTENGAN EN OPTIMAS CONDICIONES, PARA ASEGURAR ASI, LA CORRECTA PRESTACION DEL SERVICIO.
- RECIBIR, VERIFICAR, RADICAR, REGISTRAR Y CLASIFICAR LAS COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA Y DEMAS DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, PARA AGILIZAR LA PRESTACION DEL SERVICIO.
- SELECCIONAR, ORDENAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS, PARA VELAR POR LA CONSERVACION Y CONTROL DE LA INFORMACION.
- LLEVAR LOS REGISTROS DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS PARA EJERCER UN CONTROL OPORTUNO A CADA DOCUMENTO.
- DISTRIBUIR LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS OPORTUNAMENTE PARA SU CONOCIMIENTO Y TOMA OPORTUNA DE DECISIONES.
- ORGANIZAR Y MANTENER EL ARCHIVO DE LAS HISTORIAS LABORES DEL PERSONAL RETIRADO.