Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Archivar y mantener organizado el Archivo central de la Alcaldía Municipal, proteger la información documental, facilitar el acceso rápido y transparente a la información, cumplir con la normativa vigente sobre gestión documental, así mismo tener el control de los bienes muebles e inmuebles del municipio, controlar el suministro de los elementos de trabajo de las dependencias.
Entidad
Alcaldia Suaita.
Requisitos de estudios
Bachiller y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con archivo y almacén.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia en cargos o actividades afines.
Funciones del cargo
- Custodiar las escrituras y demás cartas de propiedad de los bienes muebles e inmuebles del municipio.
- Elaborar oportunamente los comprobantes de entrada y salida de bienes con base en los documentos soporte debidamente tramitados, tanto administrativa como físicamente llevando el control de activo fijos.
- Supervisar el recibo y la entrega de suministros y controlar los niveles indispensables de existencia.
- Organizar los archivos de acuerdo con las normas vigentes.
- Elaborar el informe de almacén solicitado por la Contraloría Departamental y demás entes de vigilancia y control que lo requiera.
- Facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico.
- Llevar los inventarios de los bienes muebles y elementos devolutivos y de consumo almacenados.
- Organizar el Archivo Central de la alcaldía municipal para que todos documentos estén en orden y codificados.
- Autorizar entrega de elementos devolutivos según las normas y controlar su inventario.
- Elaborar los cuadros estadísticos de elementos de consumo que sirvan de soporte para futuras adquisiciones.
- Presentar los informes de inventarios y mantenerlos actualizados para efectos contables.
- Elaborar los paz y salvo para los funcionarios de la administración central con respecto al almacén.
- Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias, previa revisión de los listados enviados por las mismas.
- Preparar y distribuir las solicitudes de cotizaciones en la adquisición de bienes muebles y elementos de consumo.
- Liderar el control de los activos fijos que se encuentren bajo la responsabilidad de los secretarios.
- Administrar el edificio de la sede y velar por la prestación de los servicios generales de mantenimiento, aseo y cafetería.
- Elaborar las actas de entrada y sus registros en Kardex de todos los bienes que adquiera el municipio.
- Las demás señaladas en la ley, los acuerdos municipales y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.
- Aplicar e implementar las estrategias y acciones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que le correspondan a su área.
- Llevar el inventario de los bienes inmuebles con su respectiva identificación, número de matrícula inmobiliaria, avaluó catastral, ubicación, área del terreno y valor.
- Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de los archivos central e histórico.
- Llevar la correspondencia que se genere en el almacén a las demás dependencias de la alcaldía.
- Llevar un registro auxiliar detallado donde se identifique cada bien, cada artículo, equipo, marca, tipo, color, capacidad y demás características, localización, adiciones y mejoras capitalizables.
- Visitar personalmente y al azar las oficinas y dependencias de la alcaldía municipal y constatar la existencia de los bienes muebles y elementos devolutivos.
- Efectuar los trámites necesarios con el ánimo de dar de baja los elementos inservibles en depósito en el almacén y demás dependencias de la alcaldía.