Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
CUMPLIR CON LA LEGISLACION Y NORMATIVIDAD EXISTENTE (LEY GENERAL DE ARCHIVO) EN EL
CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES; ASI COMO EL ASESORAMIENTO EN LA ORGANIZACION Y
CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, IGUALMENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO QUE HACEN PARTE DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. ASI MISMO NORMALIZAR DE FORMA SISTEMATICA LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS, DONADOS Y TRANSFERIDOS DE OTRAS ENTIDADES.
ADMINISTRAR DE MANERA CENTRALIZADA Y NORMALIZADA, LOS SERVICIOS DE RECEPCION, RADICACION Y DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DENTRO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL, CON EL FIN DE CONTROLAR TANTO LAS COMUNICACIONES ENVIADAS COMO LAS RECIBIDAS DE MANERA AGIL Y OPORTUNA, CONTRIBUYENDO EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
Entidad
Alcaldia Andalucia.
Requisitos de estudios
Título Técnico, Tecnólogo o 6 semestres de Educación Superior en cualquier área de conocimiento al cargo.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia en el ejercicio de funciones afines al cargo.
Funciones del cargo
- Radicar en los horarios de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 1:30 p.m. a 5:30 p.m
- las comunicaciones oficiales, agregando un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de su recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento
- Entregar los documentos originales a las oficinas correspondientes en los horarios acordados por la Ventanilla Única. La correspondencia o comunicaciones de carácter privado no se abrirán, las revistas, folletos y demás comunicaciones de carácter informativo como plegables y publicidad serán comunicadas al interesado para que se acerque y las reclame en la Ventanilla Única; las demás comunicaciones que lleguen a la entidad en sobre cerrado se abrirán, seleccionarán, radicarán y se dará el trámite correspondiente, a no ser que se trate de comunicaciones con sellos de confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares que serán entregadas directamente al interesado
- Recepcionar la documentación para despachar por parte de las oficinas en la Ventanilla Única, teniendo en cuenta que para hacer el respectivo trámite se tendrá en cuenta la copia y el original, consignando día, fecha, hora y numero de recibido, luego se procederá a su envío en los horarios establecidos
- Recepcionar la documentación para despachar por parte de las oficinas en la Ventanilla Única, teniendo en cuenta que para hacer el respectivo trámite se tendrá en cuenta la copia y el original, consignando día, fecha, hora y numero de recibido, luego se procederá a su envío en los horarios establecidos
- En ningún caso la Ventanilla Única reservará números de radicación interna o externa, no se tendrán números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración se hará en el orden de recepción de los documentos; cuando el usuario presente personalmente la correspondencia, se le hará el respectivo radicado en la copia que este suministre. Es de resaltar que al empezar un nuevo año se empezara con la radicación desde uno, utilizando ya sea sistemas manuales, mecánicos o automáticos. En los casos que existe errores en la radicación y se deba anular alguna radicación, esta se debe de dejar por escrito con su respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia
- Revisar de manera diaria y periódicamente la página web del Municipio, con el objetivo de verificar si por este medio tecnológico, se han remitido por parte de los usuarios u entidades del carácter particular o privado, solicitudes o peticiones que deban de ser resueltas por el Despacho, con el objetivo de que a las mismas se les dé el tramite respectivo,
- Mediante la aplicación de sus conocimientos técnicos, elaborar ajustar, corregir textos, solicitudes y peticiones que son de competencia de la Dependencia, velando porque al ser resueltos; estos lleguen a sus destinatarios dentro de los términos establecidos en la ley.
- Velar porque en las diferentes actividades que se ejecuten, se de aplicación al protocolo previamente establecido.
- Promover la cultura de Autocontrol, Autoevaluación y Autogestión al interior de los procesos, procedimientos y servicios que ofrece la Dependencia
- Aplicar las políticas, directrices y procedimientos establecidos en la ley general de archivo (Ley 594 de 2000) en el territorio del Municipio.
- Normalizar y aplicar de forma sistemática el Programa de Gestión Documental para orientar a las Entidades públicas, y hacer más eficiente su implantación.
- Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital de documentos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
- Orientar y estructurar el PGD con metodología y procedimientos que orienten armónicamente el desarrollo de la institución.
- señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo general de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
- Convocar e informar al consejo territorial de archivo para definir aplicaciones, evaluaciones. correctivos con el fin de asesorar a la Administración Municipal en los temas relacionados con el desarrollo archivístico del Municipio; según las políticas y normatividad de archivo.
- Actualizar el inventario documental tanto para el archivo central, histórico v otros fondos.
- Velar de acuerdo a la Ley general de Archivo por la conservación, preservación y el rescate (si fuere necesaria) de documentos de carácter histórico o de interés para la comunidad.
- Administrar y documentar los procesos de su Dependencia acorde con los lineamientos del Sistema de Gestión Documental definidos por las normas internas y externas adoptadas en la Administración Municipal.
- Velar porque en ejercicio de sus funciones se guarde estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
- Registrar, corregir y actualizar los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
- Liderar los procesos de racionalización que corresponda a cada uno de los Trámites.
- Ejecutar las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que tengan relación con el nivel la naturaleza y el área de desempeño del empleo.
- Mantener actualizado el registro de series y tipos documentales que se han entregado a su custodia y administración.
- Gestionar ante los funcionarios competentes los bienes y servicios necesarios
- Para el cumplimiento de la función archivística.
- Cumplir anualmente con el programa de difusión de la información clasificada y ordenada en el archivo histórico igualmente con una publicación anual basada en políticas de patrimonio documental local y regional.
- Capacitar periódicamente a los funcionarios de la Administración Municipal, acerca del cumplimiento de la normatividad y organización archivística .
- Buscar y proveer la información documental requerida por las entidades de control.
- Refrendar con su firma la autenticidad de las copias tomadas de los actos, expedidos por la acción de su cargo y que reposan en el archivo.
- Realizar los préstamos de los documentos a clientes externos e internos, diligenciando los registros requeridos para ello.
- Presentar, en la forma y periodicidad requerida, los informes de gestión y resultados que le sean solicitados.
- Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas de conformidad con los Sistemas Integrados (Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad), adoptados por la administración Municipal; además de cumplir con el código de ética del archivista.
- Responder por la integridad, veracidad, confiabilidad y seguridad de los archivos físicos a su cargo.
- Atender y orientar a los usuarios internos y externos en forma personal o telefónica, procurando dar respuesta a sus necesidades en materia de su competencia o en su defecto, direccionándolos hacia el funcionario competente.
- Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo
- Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los ciudadanos.
- Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
- Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan a la alcaldía municipal
- Ingresar las comunicaciones en una base de datos Excel, registrando en ella los siguientes datos: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinatario, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita)
- Escanear los documentos y enviarlos al interesado para ir agilizando el trámite.