Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRACION DE ARCHIVO MUNICIPAL Y CORRESPONDENCIA, ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS DE TALENTO HUMANO; ADMINISTRACION Y APOYO DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE MANEJO DEL DESPACHO Y ADMINISTRACION DE BIENES E INVENTARIOS DEL MUNICIPIO
Entidad
Alcaldia Cisneros.
Requisitos de estudios
Mínimo: Técnico en areas administrativas o relacionadas con la gestión documental o talento humano. Máximo Tecnólogo en areas administrativas o relacionadas con la gestión documental o el talento humano.
Requisitos de experiencia
Doce meses de experiencia relacionada con el cargo.
Funciones del cargo
- Concertar los objetivos y acuerdos de gestión, para el debido seguimiento y evaluación del desempeño laboral de los servidores a cargo.
- Establecer los mecanismos para el diseño e implementación de la autoevaluación de los planes de acción y sus respectivos planes de mejoramiento.
- Las demás que le sean asignadas en materia de gestión del talento y humano y gestión documental.
- Coordinar el plan de acción de talento humano, el cual debe responder íntegramente a las prioridades y necesidades de la administración.
- Dirigir las actividades de su equipo de trabajo en cuanto a la normalización, capacitación y ejecución de los procesos y procedimientos al área de talento humano.
- Coordinar el proceso administrativo de convocatoria, elección y funcionamiento de los miembros de la Comisión de Personal de la Entidad.
- Diseñar y coordinar los programas que en materia de salud ocupacional se establezcan para los funcionarios de la administración municipal, de acuerdo con la normatividad vigente.
- Apoyar el diseño y elaboración de los planes estratégicos de recursos humanos y ejecutar las políticas institucionales sobre administración y desarrollo del Talento Humano del Municipio.
- Administrar y actualizar la planta de personal del Municipio, como una herramienta para la planeación del recurso humano, de acuerdo a las obligaciones impuestas por la Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios.
- Apoyar y participar en la elaboración del proyecto anual de presupuesto para amparar los gastos por servicios personales asociados a nómina.
- Elaborar los certificados laborales y bonos pensionales que sean solicitados.
- Elaborar los planes de recursos humanos, de acuerdo a la Ley 909 de 2004 con lineamientos específicos para asegurar y proveer el personal necesario para el buen funcionamiento de la Administración Municipal.
- Coordinar la evaluación de desempeño de los funcionarios de carrera administrativa, de acuerdo a las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
- Conformar y poner en marcha los comités de archivo a que haya lugar en cumplimiento de la normatividad vigente para el proceso de organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
- Brindar información y capacitación a las diferentes dependencias y áreas administrativas del municipio acerca del proceso de conformación y puesta en marcha de las tablas de retención documental en el municipio.
- Convocar el Comité de Archivo y Correspondencia, para efectuar el análisis de la documentación que reposa en el archivo con miras a determinar su conservación o destrucción.
- Remitir al archivo histórico la documentación con valor permanente.
- Guardar la debida reserva sobre los documentos que tengan tal carácter, para evitarle perjuicios a la administración municipal.
- Seleccionar anualmente la documentación que haya cumplido su vigencia y plazo precautelativo para su expurgo o conservación definitiva, según tablas de retención previamente establecidas y aprobadas por las autoridades competentes.
- Cumplir las funciones como secretario del Comité de Archivo Municipal.
- Velar porque los equipos de computación que le sean asignados, se manejen en forma correcta y se mantengan en óptimas condiciones, para asegurar así la efectiva prestación del servicio.
- Administrar y orientar el proceso de bonos pensionales del ente territorial, rendir los informes correspondientes al ejecutivo en las fechas previstas o cuando este lo solicite.
- Atender, tramitar y resolver las solicitudes, consultas, derechos de petición y reclamaciones sobre los asuntos de su competencia.
- Controlar la Recepción de la correspondencia interna y externa, realizar el proceso de radicación y registro de la misma.
- Controlar el proceso de distribución y entrega de la correspondencia de manera oportuna al interior de la entidad, como también los despachos de la correspondencia hacia el entorno de la entidad.
- Llevar un estricto control de la correspondencia, en cuanto a secuencia en los registros y vencimiento de términos de derechos de petición y demás solicitudes.
- Velar por la correcta selección, orden y archivo de los documentos, para garantizar su conservación, archivo y control de la información.
- Llevar los registros de la correspondencia recibida y despachada para ejercer un control efectivo a cada documento.
- Realizar el proceso de escaneo a la correspondencia recibida y despachada, teniendo en cuenta la secuencia de ingreso y salida de la mencionada correspondencia.
- Administrar el archivo municipal de acuerdo con la ley 594 de 2000 y demás normas concordantes en cuanto a su organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
- Establecer planes y programas de gestión de documentos donde se observen los principios y procesos archivísticos.
- Orientar el proceso de la puesta en marcha y sostenimiento de las tablas de retención documental de acuerdo con la normatividad vigente establecida para este proceso.
- Rendir los informes mensuales al superior inmediato y demás informes solicitados por los diferentes organismos de control referentes al proceso de tablas de retención documental.
- Diseñar los instrumentos para la evaluación del personal vinculado en provisionalidad y/o temporalidad en la Administración Municipal.
- Apoyar al Alcalde en la realización de los acuerdos de gestión para los cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
- Formular, elaborar, ejecutar y evaluar el Plan Institucional Anual de Capacitación, de Inducción y Reinducción, de acuerdo al diagnóstico realizado y aplicable a los funcionarios de la administración municipal.
- Adoptar políticas tendientes a mejorar el bienestar laboral de las personas vinculadas al Municipio.
- Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo al Departamento Administrativo de la Función Pública, en cumplimiento de la normatividad vigente.
- Realizar las acciones necesarias para la vinculación del personal que ingresa mediante el Concurso de Carrera Administrativa.
- Coordinar la realización de estudios sobre la planta de personal; proponer la actualización del manual específico de funciones, competencias y requisitos para los empleos del Municipio; y determinar los perfiles de los cargos que deberán ser provistos.
- Rendir los informes periódicos de gestión que le sean solicitados por el Alcalde, los entes de control y dependencias al interior de la administración municipal o autoridades competentes.
- Participar en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad, para que funcione de acuerdo con lo establecido en el área desempeño.
- Asistir y participar, en representación de la entidad, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea convocado o delegado.