Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
BRINDAR ASISTENCIA TECNICA EN EL DISENO, APLICACION, INSTALACION, ACTUALIZACION, OPERACION Y MANTENIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, METODOS Y TECNOLOGIAS PARA LA COMPRENSION Y EJECUCION DE PROCESOS DE LA SECRETARIA A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO, SUGIRIENDO ALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO Y TENIENDO EN CUENTA LAS POLITICAS Y MISION INSTITUCIONAL
Entidad
Alcaldia Cimitarra.
Requisitos de estudios
Bachiller y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.
Requisitos de experiencia
18 meses de experiencia laboral o de experiencia relacionada con la materia
Funciones del cargo
- Aplicar los conocimientos técnicos específicos en el cumplimiento de las funciones y procedimientos de la dependencia.
- Responder por el ingreso de la información pertinente a los procedimientos en los cuales intervenga la dependencia en la cual se desempeña.
- Revisar y consolidar la información haciendo uso de indicadores de gestión.
- Preparar y presentar los informes para la evaluación y control de las actividades desarrolladas.
- Proporcionar asistencia técnica en el área en que se desempeña al superior inmediato, a funcionarios de la dependencia o a quien le sea indicado, acorde a las normas y procedimientos establecidos garantizando así la optimización de los recursos.
- Participar en la formulación de políticas, fijación de métodos y procedimientos de trabajo y elaboración de proyectos necesarios para el normal funcionamiento de la administración.
- Digitar la información necesaria de la dependencia (Informes, Acuerdos, Resoluciones, Oficios, Permisos etc.).
- Atender telefónicamente y personalmente al público en general dándole la adecuada orientación sobre los asuntos que le soliciten
- Recepcionar y radicar en el sistema de gestión documental respectivo la correspondencia y asuntos recibidos y colaborar con la consecución de datos y documentos que ayuden a dar una respuesta oportuna y adecuada.
- Llevar y mantener organizado el archivo de la dependencia, ejercer control sobre los documentos entregados en préstamo.
- Con relación a Familias en Acción
- Coordinar acciones bajo la dirección del alcalde, para que se garantice la oferta en Educación para la atención de los beneficiarios del programa familias en acción en el municipio.
- Cumplir con lo establecido en el marco legal, manual operativo del programa familias en acción, procedimientos, POA y demás documentos complementarios.
- Coordinar el Desarrollar una estrategia publica de difusión y de convocatoria del programa en sus diferentes etapas.
- Coordinar el proceso de inscripciones y el proceso de entrega de incentivos de acuerdo con los lineamientos establecidos garantizando la logística requerida.
- Garantizar la verificación del cumplimiento de compromisos de las familias beneficiarias, efectuando el registro y el reporte oportuno al programa de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DPS y el FIP, a través del programa familias en acción.
- Recibir, registrar y tramitar las novedades, quejas y reclamos dando respuesta de manera oportuna y eficaz cuando le corresponda, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el programa y los términos de ley.
- Responder por los materiales soportes, formularios, base de datos y demás documentos relacionados con el ciclo operativo que le sea entregados para su custodia y cuidado, tanto por el programa, sus beneficiarios y demás entidades o Instituciones que participen en su operación, bajo los parámetros establecidos en la ley general de archivos ( ley 594 del 2000).
- Presentar anualmente a las familias del municipio informes de gestión del programa bajo la dirección el señor Alcalde.
- Participar en los eventos de actualización, instrucción e información de los procesos operativos del programa.
- Promover la participación de veeduría ciudadanas dentro del municipio para el seguimiento de la operación y a los procesos de familias en acción.
- Atender oportunamente la solicitud de información, quejas y reclamos de los usuarios, orientando y remitiendo según competencia, así como el seguimiento, evaluación y control de la respuesta y/o solución a las mismas garantizando el mejoramiento de la gestión de la administración y optimización de los recursos de la Entidad.
- Adelantar el trámite respectivo acorde a su competencia en los respectivos procesos o procedimientos propios de la oficina o dependencia donde se encuentre ejerciendo sus funciones.
- Velar por los recursos físicos y técnicos del despacho.
- Asistir a reuniones delegadas por jefe inmediato.
- Presentar informe de gestión y actividades al jefe inmediato.
- Velar por el cuidado de los muebles y equipos asignados a su oficina o dependencia.
- Velar por el buen funcionamiento del archivo de gestión asignado a su oficina o dependencia.
- Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo
- Asistir a las diferentes capacitaciones sobre los procesos operativos que el programa establezca.
- Coordinar las reuniones del comité municipal de certificación informado sobre el funcionamiento del programa familias en acciona a esta instancia y a la administración municipal.
- Promover la conformación y permanencia del comité municipal de madres representantes del programa y presentar a este comité el balance anual de la gestión del programa, del cual deberá quedar informe respectivo.
- Garantizar el adecuado manejo y administración de las bases de datos y el acceso a los sistemas de información, así como de los materiales, formularios, documentos inherentes a la operación del programa que le sean entregado para su custodia y cuidado, en términos de manejo y confidencialidad de conformidad con los lineamientos establecidos en el programa.
- Ejecutar e implementar, de acuerdo a los lineamientos de las instancias competentes, y en coordinación con el programa, los componentes de promoción en educación atendiendo las recomendaciones que se les efectúen al respecto.
- Presentar los soportes e informes que le sean requeridos por el programa o el supervisor, para adelantar la debida ejecución y seguimiento del convenio.
- Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo