Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LABORES DE APOYO Y ORIENTACION DE USUARIOS EN LO QUE TIENE QUE VER CON LA INFORMACION, ATENCION Y MANEJO DE DOCUMENTACION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, A PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, ACORDE CON LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y DIRECTRICES DE LA ADMINISTRACION.
Entidad
Alcaldia Bolivar.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Ninguno
Funciones del cargo
- REALIZAR LA REVISION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA
- ORGANIZAR LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DEL AREA ASIGNADA, MANTENERLOS ACTUALIZADOS Y RESPONDER POR SU CUSTODIA Y CUIDADO, ASI COMO REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y EL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL, ACORDE A LAS INSTRUCCIONES Y NORMAR VIGENTES.
- VELAR POR LA ENTREGA DE LOS INFORMES CORRESPONDIENTES A LOS ENTES DE CONTROL, ASI COMO LAS PETICIONES QUE REALICEN LOS USUARIOS RESPETANDO LOS TERMINOS DE LEY.
- LAS DEMAS SEÑALADAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS ESTATUTOS Y LAS DISPOSICIONES QUE DETERMINEN LA ORGANIZACION DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA A SU CARGO.
- APOYAR AL JEFE DE LA DEPENDENCIA SI ASI LO REQUIERE, EN LA PRESENTACION DE INFORMES, MEDIANTE EL USO DE LAS NORMAS TECNICAS GENERALES NECESARIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS MINIMOS DE ENTREGA.
- TRANSCRIBIR LA INFORMACION QUE EL JEFE DE LA DEPENDENCIA LE SOLICITE O QUE SE GENERE DEL REGISTRO DE ACTAS EN LOS COMITES Y REUNIONES EN QUE SEA ASIGNADO, CONTRIBUYENDO AL ADECUADO FLUJO DE ACTIVIDADES EN LA GESTION DE LA DEPENDENCIA.
- BRINDAR APOYO ADMINISTRATIVO EN LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES Y EVENTOS EN SU DEPENDENCIA, CON EL OBJETIVO DE QUE SE DESARROLLEN Y EJECUTEN CORRECTAMENTE.
- AGENDAR LAS ACTIVIDADES, COMITES, REUNIONES Y DEMAS COMPROMISOS QUE DEBA CUMPLIR EL JEFE DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO AL CRONOGRAMA DE TRABAJO, CON EL FIN DE QUE CUMPLA OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS PACTADOS.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO QUE LE SEAN ASIGNADOS POR SU SUPERIOR INMEDIATO, DE MANERA QUE ESTOS SE PUEDAN CONSULTAR PARA LA EFICIENTE Y EFICAZ TOMA DE DECISIONES EN LA DEPENDENCIA.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS SUMINISTRANDO LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS A NIVEL INSTITUCIONAL.
- PARTICIPAR EN LA CARACTERIZACION, IMPLEMENTACION, DOCUMENTACION, MANTENIMIENTO DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROPIOS DEL EJERCICIO DE SU EMPLEO.
- ADMINISTRAR LAS EXISTENCIAS DE UTILES Y DE MATERIALES DE CONSUMO DE LA DEPENDENCIA, REPORTANDO A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LA CARENCIA DE ALGUN MATERIAL DE TRABAJO, PARA EVITAR QUE SE PRESENTEN DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE LOS PROCESOS.
- PREPARAR LOS INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA, CON EL FIN DE QUE SE LLEVEN A CABO LOS TRAMITES, AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS OPORTUNAMENTE.
- PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- ADMINISTRAR LA CORRESPONDENCIA Y O DOCUMENTOS QUE SE RECIBAN U ORIGINEN EN LA DEPENDENCIA, RADICANDO Y ENVIANDO LA INFORMACION REQUERIDA POR EL SUPERIOR, CON EL FIN DE QUE SE LLEVE UN CONTROL SOBRE EL SATISFACTORIO RECIBO POR PARTE DEL DESTINATARIO.
- CONTRIBUIR Y CUMPLIR EN LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION-MIPG- EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD, SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS.
- RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESEMPEÑAR TAREAS GENERALES DE APOYO Y COMPLEMENTARIAS, PROPIAS DE LOS NIVELES SUPERIORES EN LA DEPENDENCIA, DE MANERA QUE SE FACILITE Y MEJORE EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES DE LOS DEMAS SERVIDORES.