Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa de la entidad y desarrollar actividades que faciliten el desempeño de las funciones del Personero(a) Municipal.
Entidad
Personeria Municipal Fredonia.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinte (20) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Apoyar los procesos de comunicación y notificación de las comunicaciones emitidas por la Personería con la oportunidad requerida.
- Brindar orientación y atención a los usuarios internos y externos de manera personal o telefónica, sobre los diferentes servicios que presta la Personería en forma oportuna y cálida.
- Efectuar el control periódico de los elementos de consumo de conformidad con las necesidades.
- Desempeñar funciones de oficina, logística y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de la Personería, de acuerdo con los lineamientos y orientaciones del jefe inmediato.
- Llevar en forma sistematizada y organizada la agenda con los compromisos y eventos del jefe inmediato, e informar diariamente sobre las actividades programadas con oportunidad.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran, conforme a los lineamientos establecidos por la Personería.
- Llevar el control de los derechos de petición y comisiones, verificando que se estén contestando dentro de los términos de Ley.
- Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos o reuniones a cargo de la Personería.
- Preparar y presentar los informes o actas sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Asegurar el registro oportuno y confiable de los datos en los sistemas de información con los cuales le corresponde interactuar.
- Representar al Personero cuando estelo solicite en diferentes actuaciones y actividades que requieran su presencia, especialmente, cuando éste se encuentre ausente o en desarrollo de otras actividades inherentes al cargo.
- Reportar en forma oportuna las anomalías que se presente en los equipos asignados o en su puesto de trabajo.
- Reportar y elaborar oportunamente las respectivas requisiciones de insumos y elementos para la buena marcha de la unidad.
- Apoyar la sostenibilidad del Modelo Estándar de Control Interno o los demás procesos de calidad que se desarrollen en la Personería Municipal.
- Realizar las citaciones, comunicaciones y notificaciones en el trámite de las averiguaciones disciplinarias.
- Mantener la debida discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la Personería.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Atender personal y telefónicamente a los usuarios brindando información y orientación de conformidad con las instrucciones recibidas y los procedimientos establecidos.
- Recibir, distribuir y controlar los documentos y la correspondencia de la Personería, conforme los lineamientos establecidos en la Ley Nacional de Archivo
- Proyectar las comunicaciones, documentos e informes relacionados con los asuntos de competencia de la Personería, con la calidad y oportunidad requerida.
- Colaborar en el trámite y archivo de los documentos originales, responsabilidad de la dependencia.
- Digitar y/o digitalizar toda clase de documentos, trabajos especiales e informes periódicos que le sean solicitados y asignados en lo relacionado con la dependencia y demás funciones de carácter administrativo requeridas.