Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades relacionada con la atención al público y la producción, recepción, radicación, trámite, de documentos internos y externos; elaborar actos administrativos y autos que correspondan a las funciones de la dependencia y demás tareas de actividades con el fin de permitir el desarrollo de las funciones, según requerimientos del superior inmediato.
Entidad
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Requisitos de estudios
Titulo de bachiller
Requisitos de experiencia
Veinticuatro Meses en experiencia relacionada en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo
Funciones del cargo
- Efectuar en los términos legales, las notificaciones, traslados, fijaciones, citaciones, oficios, visitas y cualquier otra inherente al trámite secretarial en asuntos disciplinarios, ya sean iniciados por la Personería o comisionados
- realizar las remisiones de los requerimientos y procesos a otras entidades de acuerdo a los procedimientos e instrucciones impartidas.
- Elaborar los autos, los actos administrativos, solicitudes y documentos, que sean asignados para la firma, del personero Municipal o Personero Auxiliar, de Acuerdo con los lineamientos impartidos y la reglamentación aplicable.
- Autenticar las copias de los documentos expedidos en la entidad, o que reposen en el archivo de la misma
- Dar publicidad a través de redes sociales, página web y cartelera institucional a las actividades que realiza la Personería y a los documentos que legal o reglamentariamente deban publicarse por estos medios.
- Recibir las diferentes quejas, oficios, expedientes y peticiones, ya sean escritas o verbales, presentadas por los usuarios ciudadanos e institucionales de la entidad, radicándolas en el respectivo registro y dejando las constancias necesarias, con el fin de darles el trámite correspondiente.
- Responder las solicitudes de información o pruebas de otras entidades, relacionadas con la misión de la dependencia, de acuerdo a las tareas asignadas por el Personero Municipal.
- Mantener actualizados los registros de la Secretaría en materia de procesos, radicaciones, numeración de actos administrativos, expedientes, comunicaciones oficiales y de la documentación en general.
- Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley o las que le sean asignadas o delegadas por el superior jerárquico, de acuerdo con las necesidades del servicio, nivel y naturaleza del cargo.
- Enviar o radicar la correspondencia y documentos que se originan en la oficina y controlar el recibo por parte del destinatario, así como coadyuvar en la verificación del cumplimiento de las solicitudes u órdenes impartidas en cada uno de ellos y el término de recibo y entrega, con el fin de mantener actualizada la correspondencia de la entidad
- Asistir a diligencias, eventos o reuniones oficiales, comités, consejos, mesas u otros que le sean asignados y realizar el reporte de los mismos al jefe inmediato, cumpliendo con los protocolos y formatos dispuestos por la entidad o recomendados por el Personero.
- Revisar, clasificar y llevar en forma ordenada y actualizada el archivo de los documentos que se generan en la entidad, así como los que se reciban de clientes externos, con el fin de administrar la documentación atendiendo a la normatividad y reglamentación interna de archivo vigente.
- Encargarse del trámite de la gestión documental de la dependencia, de conformidad con los procedimientos vigentes en la materia.
- Recibir, tramitar, diligenciar los documentos o formularios propios de la población víctima, tales como declaraciones de hechos victimizantes u otros, a solicitud de los usuarios.
- Dar uso exclusivamente oficial a los equipos de cómputo, comunicación y a los elementos de trabajo, de conformidad y estricto cumplimiento con las funciones inherentes al cargo.
- Responder las solicitudes de información o pruebas de otras entidades, relacionadas con la misión de la dependencia, de acuerdo a las tareas asignadas por el Personero Municipal.
- Llevar el registro, control e inventario de los bienes, documentos y archivo de la Dependencia con el fin de verificar con facilidad su existencia y lograr su conservación, informando sobre la necesidad de bienes de consumo y devolutivos y administrar y custodiar las existencias del almacén.