Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA DEL ÁREA DONDE SE UBIQUE, ORIENTADA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DE LA DEPENDENCIA.
Entidad
Huila.
Requisitos de estudios
DIPLOMA DE BACHILLER
Requisitos de experiencia
VEINTE (20) MESES DE EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- Tramitar las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social de los servidores que se vinculen a la administración municipal cuyas funciones corresponda a la dependencia donde esté ubicado.
- Organizar la atención de todo tipo de reuniones que el jefe de la dependencia de acuerdo con la agenda de compromisos y proporcionar la información requerida por el público.
- Proyectar y Digitar los actos administrativos ordenados por el jefe de la dependencia donde presta los servicios, orientados al cumplimiento de la misión institucional.
- Operar los programas sistematizados asignados a la dependencia digitando la información y produciendo los reportes requeridos para los informes que deba rendir la dependencia o la administración municipal a las entidades que la necesiten como soporte del proceso administrativo
- Notificar a los ciudadanos que sean requeridos por la dependencia donde presta los servicios.
- Realizar con el jefe inmediato la elaboración de la Agenda de trabajo y mantenerlo informado sobre los compromisos oficiales y asistencia a juntas, reuniones y organizar el flujo de entrevistas que se vayan requiriendo.
- Elaborar los informes, diarios, mensuales, trimestrales que tenga que presentar la dependencia a los organismos de control y demás entidades que lo soliciten.
- Atender al público y efectuar las operaciones y tramite de documentos necesarios para resolver los requerimientos de servicio que solicita el usuario.
- Proyectar y digitar los actos administrativos ordenados por el jefe de la dependencia donde presta los servicios, orientados al cumplimiento de la misión institucional.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en software y diapositivas para sustentación de informes y manejar aplicaciones en internet.
- Distribuir la correspondencia que expida la dependencia interna y externa cuando la necesidad del servicio los exija.
- Atender personalmente y telefónicamente al público, dar la información que se solicite y comunicarle al jefe de la dependencia las solicitudes formuladas por los interesados.
- Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato necesaria para cumplir con las metas, planes, programas y objetivos de la dependencia donde esté ubicado.
- Ejercer autocontrol en torno a los procedimientos y sistema de calidad que se implemente en la Institución y en el área de trabajo donde presta los servicios.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Participar con el jefe inmediato en la actualización y adopción de los manuales de funciones, indicadores de gestión del área, procedimiento, riesgos internos y externos de la alcaldía para mayor eficiencia calidad y puntualidad en la prestación de los servicios misionales.
- Recibir, radicar, clasificar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia relacionados las extensiones de la alcaldía y organismos o entidades que la dependencia o área mantenga constantemente comunicación.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia de la donde se ubique a prestar los servicios.
- Efectuar las operaciones de liquidaciones si fuere necesario para funciones de la dependencia.
- Elaborar los certificados o constancias que solicite la comunidad relacionados con las funciones de la dependencia donde presta los servicios.
- Elaborar las liquidaciones de los servicios que presta la dependencia o tributos que deban ingresar a la secretaria de Hacienda del Municipio.
- Llevar la agencia del jefe de la dependencia y recordar los compromisos adquiridos.
- Elaborar las novedades relacionadas con las funciones de las dependencias y remitirla a las dependencias o entidades que la necesiten como soporte del proceso administrativo.
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia que la dependencia genere o ingrese a la misma.
- Llevar el consecutivo de los actos administrativos que la dependencia expida, lo mismo que los memorandos y circulares, si fuera el caso.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y entregarla de acuerdo con sus instrucciones.
- Llevar las actas de las reuniones que el jefe y coordinador de la dependencia efectué.
- Tramitar los pedidos de útiles, papelería y equipos técnicos que necesite la dependencia o área para su funcionamiento.
- Informar a la comunidad de los de los servicios que presta la dependencia cuando sean solicitadas
- Llenar el registro y control de los documentos y archivar, distribuir documentos producidos o que lleguen a la Institución.
- Responder por los elementos y equipos de oficina que tengan a su cargo, de acuerdo con las responsabilidades firmadas en el almacén.