Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR, LA INFORMACION DE LA SECRETARIA PARA PERSONAL INTERNO Y EXTERNO DE CONFORMIDAD CON LOS PROCESOS ESTABLECIDOS.
Entidad
Alcaldia San Juan Uraba.
Requisitos de estudios
Título bachiller en cualquier modalidad y formación en secretariado, sistemas y archivo
Requisitos de experiencia
Un (01) año de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- ELABORAR LAS SOLICITUDES DE SERVICIO CON SU RESPECTIVA JUSTIFICACION.
- MANTENER INFORME ACTUALIZADO SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE LA DEPENDENCIA
- REALIZAR MANEJO DE HERRAMIENTAS DE SISTEMAS, MANIPULACION DE BASES DE DATOS, REVISION DIARIA Y PERMANENTE DEL CORREO ELECTRONICO DE LA DEPENDENCIA Y GENERAR LAS COPIAS DE LOS ARCHIVOS QUE CONSIDERE DE INTERES PARA LA DEPENDENCIA.
- REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD SOBRE LOS ARCHIVOS IMPORTANTES DE COMPETENCIA DE LA SECRETARIA Y QUE SE CONSERVEN EN MEDIO MAGNETICO.
- TRAMITAR LOS PEDIDOS DE UTILES, PAPELERIA Y DEMAS ELEMENTOS DE OFICINA QUE SE REQUIERAN EN LA DEPENDENCIA.
- ADOPTAR, LAS ACCIONES NECESARIAS PARA GARANTIZAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL CONTROL INTERNO DENTRO DE LA DEPENDENCIA.
- PREPARAR LOS OFICIOS, RESOLUCIONES, DECRETOS, PROYECTOS DE ACUERDO, ACTAS Y DOCUMENTOS EN GENERAL EN CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA SECRETARIA PARA DARLES EL RESPECTIVO TRAMITE.
- RECIBIR, RADICAR Y ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA PARA LA FIRMA DEL JEFE Y DISTRIBUIRLA DE ACUERDO CON SUS INSTRUCCIONES.
- LLEVAR LA AGENDA Y RECORDAR LOS COMPROMISOS.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE AL PUBLICO E INFORMAR AL SUPERIOR INMEDIATO DE LOS ASUNTOS TRATADOS.
- RECIBIR Y CONFRONTAR QUE LA DOCUMENTACION APORTADA POR EL USUARIO, CUMPLA LOS REQUISITOS EXIGIDOS PARA LEGALIZAR EL TRAMITE SOLICITADO O DEVOLVERLO SI NO LOS REUNE, ACLARANDO EL MOTIVO DE DICHA DEVOLUCION.
- REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS QUE DEN CUMPLIMIENTO A LA SOLICITUD DE LOS DIFERENTES TIPOS DE SERVICIO QUE TENGAN RELACION CON LA SECRETARIA.
- ENVIAR A LOS DISTINTOS ESTAMENTOS GUBERNAMENTALES LOS DOCUMENTOS QUE ESTOS PUDIESEN SOLICITAR Y QUE TENGAN RELACION DIRECTA CON SUS FUNCIONES.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA OFICINA.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE EJECUCION DE LOS CONTRATOS QUE ESTEN BAJO LA SUPERVISION DE LA SECRETARIA.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS DERECHOS DE PETICION QUE SE INTERPONGAN Y QUE SON DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA, VELANDO PORQUE LOS MISMOS SE CONTESTEN DENTRO DE LOS PLAZOS LEGALMENTE ESTABLECIDOS.
- MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA.
- APOYO AL JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LOS TRAMITES QUE SE DEBAN REALIZAR PARA GARANTIZAR EL PAGO OPORTUNO DE LOS CONTRATOS A CARGO DE LA SECRETARIA. LO ANTERIOR, EN CUANTO A LA ELABORACION DE ACTAS DE INICIO, SUSPENSION, DE TERMINACION Y DE LIQUIDACION, INFORMES DE INTERVENTORIA, CERTIFICADOS, ETC.
- ELABORAR RESOLUCION DE VIATICOS Y ADELANTAR LOS TRAMITES PARA LA LEGALIZACION DE LOS MISMOS.
- REPORTAR DE MANERA OPORTUNA CUALQUIER DAÑO, DETERIORO, PERDIDA O ANOMALIA EN LOS EQUIPOS DE OFICINA Y BIENES CARGADOS AL INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA.
- REALIZAR USO RACIONAL DE LOS RECURSOS DE LA DEPENDENCIA Y COLABORAR CON EL JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LAS ACCIONES DE CONTROL QUE SOBRE EL USO DE ESOS MISMOS BIENES SE IMPLEMENTEN.
- REALIZAR LABORES DE APOYO A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EJECUTEN EN LA SECRETARIA DE CONFORMIDAD CON LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ESTABLECIDOS.