Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO, RELACIONADAS CON LAS LABORES ASISTENCIALES QUE SE EJECUTAN EN LA SECRETARIA DE GOBIERNO E INSPECCION MUNICIPAL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, CON EL FIN DE CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Entidad
Alcaldia Valparaiso.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en modalidad académica, técnica o comercial.
Alternativas:
- Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Alternativas:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LAS NORMAS VIGENTES Y CONCERTADAS CON EL SECRETARIO DE GOBIERNO LA POSESION DEL DESIGNADO CUANDO ESTE HAYA ACREDITADO LA TOTALIDAD DE REQUISITOS EXIGIDOS Y DILIGENCIAR EL FORMATO DEL ACTA RESPECTIVA CON LA FECHA Y NUMERACION CORRESPONDIENTE Y LA PASA AL SECRETARIO.
- LLEVAR EL CONSECUTIVO DE LOS DECRETOS Y LAS RESOLUCIONES, EN TRES ORIGINALES Y PASARLOS AL ASESOR JURIDICO PARA SU REVISION Y VISTO BUENO.
- DARLE APLICACION DEL SISTEMA DE GESTION Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO EN EL ENTE TERRITORIAL.
- EXPEDIR CERTIFICADOS LABORALES DE LOS FUNCIONARIOS ACTIVOS Y DOCUMENTOS SOLICITADOS.
- ORGANIZAR LA DOCUMENTACION Y EL MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS.
- RADICAR Y ENVIAR ORIGINALES AL AREA CORRESPONDIENTE, COORDINAR SU PUBLICACION Y LA DIFUSION DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARACTER GENERAL.
- NOTIFICAR PERSONALMENTE MEDIANTE OFICIO EL DECRETO ENTREGANDO AL INTERESADO UN ORIGINAL FIRMADO Y DISPONE EL ARCHIVO EN LA HISTORIA LABORAL DE OTRA ORIGINAL Y LA ULTIMA LA ARCHIVA EN EL CONSECUTIVO DE DECRETOS DANDOLE ASI APLICABILIDAD A LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
- VERIFICACION DE ESTUDIOS Y REQUISITOS PARA PROVEER LAS VACANTES DEFINITIVAS, DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION.
- ADELANTAR LOS TRAMITES NECESARIOS PARA EL MANEJO DE PENSIONES, SALUD, ARL Y CESANTIAS DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS VIGENTES Y ACORDE A LA ELECCION REALIZADA POR EL NUEVO FUNCIONARIO.
- DISPONER DE LA APERTURA DE CARPETA PARA EL NUEVO FUNCIONARIO ANEXANDO FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES, ORIGINAL DEL DECRETO DE NOMBRAMIENTO, ACTA DE POSESION Y SOPORTES EXIGIDOS.
- REALIZAR TODAS LAS ACTIVIDADES REQUERIDAS POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO.
- RECEPCIONAR LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y PRODUCIDA DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES.
- ADMINISTRACION DE BIENES – FORMULAR LAS NECESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- VERIFICAR QUE EL FUNCIONARIO SE REINTEGRE OPORTUNAMENTE VENCIDO EL TERMINO DE LAS VACACIONES.
- ARCHIVAR LA DOCUMENTACION CONTRACTUAL Y DEMAS QUE SE GENEREN.
- MANEJO, RECEPCION DE CORRESPONDENCIA DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO, REALIZANDO SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA RESPUESTA DENTRO DEL TERMINO LEGAL.
- VERIFICAR QUE EL FUNCIONARIO SE REINTEGRE OPORTUNAMENTE VENCIDO EL TERMINO DE LA LICENCIA QUE SOLICITE PRORROGA DE LA MISMA.
- TALENTO HUMANO – ACTUALIZAR LA HOJA DE VIDA Y EL FORMATO DE BIENES Y RENTAS EN LA PLATAFORMA DEL SIGEP, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS
- ESTABLECIDOS.
- ATENDER A LOS VISITANTES DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS.
- ADMINISTRA LA AGENDA DEL JEFE DE AREA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS. ASIGNA CITAS
- REVISAR LA DOCUMENTACION PRECONTRACTUAL, FOLIAR, Y REVISAR TODA LA DOCUMENTACION VERIFICANDO LAS DIFERENTES LAS FIRMAS.
- ELABORACION Y ENTREGA Y PUBLICACION DE LAS DIFERENTES NOTIFICACIONES PERSONALES, POR ESTADOS Y POR ESTRADOS QUE GENEREN EN LA SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO.
- DISPONER LO NECESARIO PARA ADELANTAR LOS PROCESOS DE COMUNICACION DE LAS DECISION Y PERFECCIONAMIENTO DEL DECRETO,
- PARA LO CUAL NOTIFICA MEDIANTE OFICIO Y ENTREGA ORIGINAL DEL DECRETO AL FUNCIONARIO INTERESADO, OTRO ORIGINAL LO ANEXA A LA HISTORIA LABORAL Y EL ULTIMO ORIGINAL SE ARCHIVA EN EL CONSECUTIVO DE DECRETOS DANDOLE ASI APLICABILIDAD A LA TABLA DE
- RETENCION DOCUMENTAL.
- GESTION DE LA INFORMACION – PRODUCIR LOS DOCUMENTOS OFICIALES DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES.
- PLASMAR EN MEDIO MAGNETICO LOS PERIODOS DE VACACIONES LIQUIDADOS Y DISFRUTADOS DE LOS EMPLEADOS.
- ACTUALIZAR LA HOJA DE VIDA Y EL FORMATO DE BIENES Y RENTAS EN LA PLATAFORMA DEL SIGEP, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LAS DEMAS QUE SE LE ASIGNEN EL JEFE DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL CARGO Y DEL AREA.
- ASISTIR LAS REUNIONES, COMITES Y CITAS QUE REALICE EL JEFE INMEDIATO, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS.
- ASENTAR EL CONSECUTIVO DE DECRETOS UN ORIGINAL FIRMADO, OTRO ORIGINAL SE ARCHIVA EN LA CARPETA DE LA HISTORIA LABORAL DEL FUNCIONARIO – POR SER FUNCIONARIO ACTIVO LA HISTORIA LABORAL REPOSA EN LA DIRECCION DESARROLLADA ADMINISTRATIVOS LA
- CUAL DEBE ESTAR DEBIDAMENTE FOLIADAS CON LAPIZ
- GENERAR EL CRONOGRAMA DE LAS VACACIONES EN EL INICIO DE CADA ANUALIDAD DE CADA UNO DE LOS FUNCIONARIOS PREVIO VISTO BUENO DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
- DISPONER ARCHIVO DE LOS ORIGINALES, UNA PARA EL CONSECUTIVO DE RESOLUCIONES Y OTRA PARA LA HISTORIA LABORAL DEL FUNCIONARIO.
- CONOCER Y APLICAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG DE ACUERDO LEY 1499 DE 2017, O GESTION DE LA CALIDAD DE LA ENTIDAD.
- DISPONER MODIFICACIONES EN LAS NOVEDADES DE NOMINA POR LICENCIAS ORDINARIAS PARA LOS PERIODOS RESPECTIVOS.
- PROGRAMAR LAS FECHAS DE LOS DIFERENTES COMITES, ENVIAR INVITACIONES, LEVANTAR ACTAS, GUARDAR EVIDENCIA DE LOS LISTADOS DE ASISTENCIA DE LOS DIFERENTES COMITES QUE SE MANEJAN EN LA SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO.
- TRAMITAR LA DOCUMENTACION Y EL MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS.
- REALIZAR LA CONVOCATORIA A REUNIONES, COMITES Y CITAS, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ENTREGAR EL ORIGINAL FIRMADO DEL ACTA DE POSESION AL INTERESADO Y DISPONE EL ARCHIVO DE OTRO ORIGINAL EN LA HISTORIA LABORAL Y EL ULTIMO ORIGINAL REPOSARA EN EL CONSECUTIVO DE ACTAS DE POSESION
- GESTION DE TRAMITES Y ATENCION AL USUARIO
- PRESTAR EL SERVICIO AL CIUDADANO A TRAVES DEL CANAL VIRTUAL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES.
- EXIGENCIAS DE LEY – CUMPLIR CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.